Présentation des guides vidéo sur la gestion d'événements (COMMENCEZ ICI)

Lorsque vous gérez des événements dans Clock, vous serez confronté à de nombreux scénarios différents : des grandes conférences corporatives aux mariages intimes en passant par les célébrations privées. Pour vous aider à comprendre toute la puissance du module de gestion des événements, nous avons préparé deux séries de vidéos pratiques :

• Exemple d'événement corporatif

• Exemple de mariage

Ces deux scénarios ne sont que des exemples. Les fonctionnalités présentées dans les vidéos peuvent être appliquées à tout type d'événement — fêtes privées, tournois sportifs, banquets, séminaires, etc.

Il est très important que vous regardiez les deux séries de vidéos, même si vous ne gérez habituellement qu'un seul type d'événement. Chaque scénario met en avant différentes fonctionnalités du système, et en suivant les deux, vous acquerrez une compréhension complète du fonctionnement du module et de la manière dont vous pouvez l'adapter aux besoins de votre établissement.

Exemple d'événement corporatif

Cet exemple se concentre sur la gestion d'un événement corporatif et présente des fonctionnalités telles que :

• Création d'un événement et ajout de l'organisateur, de la société, de l'agence, du Dépôt et d'autres détails clés ;

• Utilisation des Modèles d'événements pour créer rapidement des programmes standard avec des activités, une restauration et des frais prédéfinis ;

• Utilisation des blocs pour la gestion de l'hébergement : attribution des tarifs/prix convenus ; création de blocs pour différents types d'occupation (par exemple, réservation d'une chambre double pour 2 personnes ; réserver une chambre double pour 1 personne) ;

• Conversion des blocs en réservations et suivi des prises en charge ;

• Demander les listes des Clients (noms) pour l'hébergement et les importer dans les réservations existantes ;

• Gérer les Étapes de vente et suivre les opportunités dans la vue Pipeline ; 

• Envoi d'offres (Commandes Banquet), de fiches de fonction et utilisation de l'Application de confirmation d'événement ;

• Gestion des frais et des factures.

Exemple de mariage

Cet exemple montre comment gérer un mariage personnalisé, étape par étape, et couvre des fonctionnalités telles que :

• Créer des activités individuellement dans le Planning d'activité (cérémonie, réception, dîner, etc.) ;

• Personnalisation des descriptions d'activités — notes internes pour le personnel vs détails externes pour les mariés ;

• Configuration des blocs et des codes du bloc ; comment les clients utilisent ces codes du bloc pour effectuer leur réservation sur la WBE ;

• Modification du nombre de personnes et des dates, et compréhension de l'impact de ces changements sur les frais.

Pourquoi regarder les deux

En regardant les deux séries de vidéos, vous apprendrez à :

• Organiser et gérer en toute confiance des événements de toute taille et de tout type ;

• Suivez l'évolution commerciale à travers les Étapes de vente et visualisez toutes les opportunités dans le Pipeline ;

• Gérez facilement les réservations d'hébergement et la Liste des Clients ;

• Communiquez de manière professionnelle avec les organisateurs à l'aide de documents et de confirmations créés par le Système.

Ressources supplémentaires

Outre les deux exemples complets, vous trouverez également des vidéos dédiées qui expliquent certaines fonctionnalités plus en détail :

• Importation de Clients / Rooming List (Créer)

• Importation de Clients / Rooming List (Mise à jour)

• Pipeline et Étapes de vente

• Modèles d'événements

• Blocs et codes du bloc

Ces guides plus courts sont vivement recommandés si vous souhaitez approfondir certaines fonctions spécifiques et en maîtriser les détails.