Réception

Fluidifiez vos arrivées et départs, sans files d'attente

Gérez les arrivées, les séjours et les départs sans les files d'attente habituelles ni les corrections en fin de journée. Les documents sont émis immédiatement, les paiements peuvent être traités sans étapes manuelles, les surclassements et les modifications sont gérés correctement.

Ce que vous pouvez réellement faire

Votre journée en un coup d'œil

Votre journée en un coup d'œil

Consultez toutes les arrivées, tous les départs et tous les clients séjournant dans votre établissement sur un tableau de bord en temps réel. Identifiez en un clin d'œil les clients fidèles, les Check-ins en ligne ou les surclassements.

Exemple :
lorsqu'un client arrive, Clock identifie automatiquement les visiteurs qui reviennent et met en évidence les éventuels upgrade. Vous pouvez également voir tous les Check-ins en ligne en un coup d'œil, ce qui vous permet de finaliser leur enregistrement en un seul clic.
Attribuez les chambres que les clients souhaitent réellement

Attribuez les chambres que les clients souhaitent réellement

La répartition des chambres dans Clock permet d'attribuer automatiquement ou manuellement la chambre idéale à chaque client à l'aide de filtres tels que la vue, l'étage ou le balcon.

Exemple :
un client fidèle préfère une chambre située à un étage élevé avec vue sur la mer. Vous le voyez immédiatement dans la liste des arrivées, vous attribuez la nouvelle chambre en un clic et le service de Housekeeping est automatiquement informé.

Gérez facilement les surclassements de chambres

Tirez parti des possibilités de surclassement — proposées en personne à la réception ou demandées par les clients lors de leur Check-in en ligne. Clock ajuste automatiquement les tarifs des surclassements payants, met à jour les services de Housekeeping et synchronise les folios.

Exemple :
vous surclassez un client fidèle dans une suite. Clock ajuste le tarif et met à jour automatiquement les folios, sans aucune modification manuelle nécessaire.
Gérez votre journée à partir du planning de la chambre

Gérez votre journée à partir du planning de la chambre

Votre centre de commande visuel pour l'occupation, les caractéristiques des chambres, leur disponibilité et les tarifs, avec des indicateurs pour les Check-ins en ligne, les clients fidèles et les surclassements. Gérez facilement les changements de chambre lorsque cela est nécessaire, en synchronisant tous les détails.

Exemple :
un client demande une autre chambre en cours de séjour. Vous modifiez sa réservation sur le planning en quelques clics.
Publiez et planifiez facilement des services supplémentaires

Publiez et planifiez facilement des services supplémentaires

Le personnel de réception peut enregistrer, corriger ou annuler instantanément tout frais supplémentaire : départ tardif, parking, soins spa, cours de yoga ou tout autre supplément. Les clients peuvent également commander et programmer des services via leur portail client, ce qui permet au personnel de gagner du temps.

Exemple :
un client réserve son petit-déjeuner pour le deuxième et le troisième jour via le portail client — la réservation apparaît instantanément dans Clock. Un autre demande une séance de yoga à la réception et obtient une confirmation en un seul clic.
Enregistrement et départ sans friction

Enregistrement et départ sans friction

Du comptoir au kiosque, en passant par les appareils mobiles, les enregistrements et les départs s'effectuent en une seule étape. Collectez ou pré-vérifiez les cartes de crédit, demandez aux clients de signer des fiches d'inscription personnalisées, scannez les pièces d'identité, remettez les clés et envoyez les factures, le tout de manière connectée.

Exemple :
un client effectue son Check-in en ligne avant son arrivée. Vous vérifiez sa carte de crédit, lui remettez la clé et passez du temps à l'accueillir au lieu de vous occuper de la paperasse.

Simplifier les paiements

Simplifiez les départs grâce à la création automatisée des factures, au recouvrement des paiements et à la remise numérique des relevés.

Exemple :
un client effectue son check-out à 6 heures du matin à l'aide de son téléphone. Le paiement est traité automatiquement et la facture arrive dans sa boîte de réception avant qu'il ne quitte le hall.
La facturation qui gère tous les cas de figure

La facturation qui gère tous les cas de figure

Divisez les folios, transférez et répartissez les frais entre les sociétés ou entre les réservations, et encaissez automatiquement les paiements. La réception, la facturation et la comptabilité restent ainsi parfaitement synchronisées.

Exemple :
l'hébergement d'un client est facturé à la société, tandis que les frais liés au minibar et au spa restent à la charge du client. Tout est géré automatiquement.
Synchronisez les tâches de housekeeping

Synchronisez les tâches de housekeeping

Coordination en temps réel entre la réception et les équipes de nettoyage. Visualisez instantanément l'état de préparation des chambres et effectuez directement l'attribution des tâches de nettoyage ou d'inspection.

Exemple :
dès que le service de Housekeeping marque une chambre comme étant prête, elle s'affiche en vert sur votre écran, et le client suivant peut immédiatement s'enregistrer.
Gérez les groupes sans stress

Gérez les groupes sans stress

Enregistrez, effectuez l'attribution de chambres et facturez les frais pour des dizaines de clients en une seule fois. Importez les rooming lists, pré-enregistrez les frais et imprimez les cartes d'enregistrement en une seule fois.

Exemple :
un groupe de 40 personnes arrive — chambres pré-attribuées, détails importés, cartes d'enregistrement imprimées et enregistrements effectués en quelques clics.

Personnalisez chaque séjour

Ajoutez des notes pour les clients, des instructions personnalisées pour le Housekeeping ou des tâches à accomplir pour n'importe quelle équipe. Les clients peuvent soumettre des demandes et programmer des extras via leur portail client — tout est automatiquement transféré dans Clock.

Exemple :
un client ajoute une demande de surprise d'anniversaire en ligne. La réception crée des tâches pour le service d'entretien ménager et de restauration, qui sont suivies et accomplies sans rappel.

Suivez et rapprochez vos soldes de caisse

Surveillez quotidiennement les entrées et sorties de trésorerie en toute transparence en enregistrant chaque transaction et le membre du personnel responsable. Obtenez toutes les transactions en espèces dans un seul rapport.

Exemple :
commencez avec 500 €, enregistrez 30 € pour le fleuriste, suivez chaque paiement et connaissez votre solde exact à la fin du jour.
Gardez le contrôle

Gardez le contrôle

Les droits d'utilisateur granulaires, les pistes d'audit et les journaux d'activité garantissent la transparence et la sécurité de chaque action.

Exemple :
un responsable vérifie qui a modifié un tarif, approuvé une réduction ou traité un départ tardif — toutes ces opérations sont automatiquement enregistrées.