Grands hôtels

Une plateforme opérationnelle et pragmatique pour des opérations à fort volume et à service complet.

Clock est un outil de gestion qui est utilisé par les grands hôtels indépendants qui opèrent à grande échelle. Ces hôtels ont généralement entre 150 et 500 chambres ou plus, et plusieurs départements (chambres, restauration, événements, activités, locations, parking, etc.). Il prend en charge les opérations hôtelières quotidiennes, la distribution, les événements et l'interaction avec les clients, le tout dans une configuration connectée, sans imposer de standardisation de type chaîne ni de flux de travail rigides.

Des processus plus rapides, une prise en main accélérée, davantage de temps pour les équipes afin de se concentrer sur les clients, et des tâches autrefois manuelles désormais automatisées. Carsten Werblow, directeur des opérations du groupe Gambino
Karsten Werblow

Gérer les réservations et la disponibilité à grande échelle

Clock aide les grands hôtels à gérer un grand nombre de chambres, de types de chambres différents et les demandes croisées des clients individuels, des groupes et des événements. Les informations relatives à la disponibilité, aux tarifs et aux restrictions sont synchronisées entre les réservations, les ventes, Booking.com et les canaux connectés, ainsi qu'avec la réception, afin que les équipes disposent de la même image en direct, même pendant les périodes de pointe.

Exemple :
5 chambres sont ajoutées à un grand bloc confirmé et la disponibilité sur Booking.com et les autres OTA est immédiatement réduite.

Assurer la gestion des groupes et des événements en parallèle des opérations quotidiennes de l’hôtel.

Les groupes et les événements sont gérés selon les mêmes processus opérationnels que les chambres et les activités quotidiennes de l’hôtel. Les blocs de chambres dédiés aux groupes, les règles de prise en charge et de libération, les rooming lists ainsi que la logique d’acheminement restent rattachés à la couche de réservation, tandis que la gestion événementielle couvre des éléments clés tels que les espaces fonctionnels, les calendriers d’événements et l’organisation opérationnelle associée.les services et les ressources, le tout planifié en fonction de la disponibilité et des opérations globales de l'hôtel.

Exemple :
une conférence dispose de 120 chambres avec des dates de libération échelonnées, tandis que les frais de banquet sont transférés vers un compte de société et que les extras des clients restent sur les comptes individuels.

Assurer la coordination entre les différents services.

Clock met à disposition un cadre de tâches partagé pour le front office, le housekeeping et la maintenance, les ventes et les événements. Les tâches peuvent être créées, attribuées et suivies avec une responsabilité et un statut clairs, permettant les services à rester coordonnés pendant les périodes de forte affluence ou les grands événements.

Exemple :
Les tâches de housekeeping sont planifiées par équipe et mises à jour en temps réel au fur et à mesure du nettoyage et de l’inspection des chambres, garantissant ainsi l’exactitude des disponibilités. Les équipes commerciales s’appuient sur les listes de tâches pour suivre les actions nécessaires à la conclusion des ventes, ainsi que sur des plans d’action pour s’assurer que les demandes spécifiques des clients sont pleinement satisfaites.

Maîtrisez les revenus au-delà des seules nuitées en chambre.

Les grands hôtels génèrent souvent une part significative de leurs revenus en dehors de l’hébergement. Clock prend en charge des structures tarifaires, des forfaits et des prestations complexes, permettant aux hôtels de gérer, au sein d’un système unique, les chambres, les prestations complémentaires, les activités et les services à capacité limitée.

Tarifs, forfaits et restrictions

Les tarifs peuvent être structurés en fonction du taux d'occupation, de l'ancienneté ou de la dérivation, avec des restrictions appliquées par date, canal ou condition de réservation. Les forfaits peuvent combiner des chambres avec des repas, des services ou des événements et être facturés correctement par nuit ou par séjour.

Exemple :
un forfait week-end comprend l'hébergement, le petit-déjeuner et l'accès au spa, chaque élément étant publié automatiquement sans ajustement manuel.

Services et activités simples et à capacité limitée

Des services tels que le parking, les créneaux horaires au spa, les activités, la location d’équipements ou encore des prestations comme les cours, les visites guidées et les séances au spa peuvent être vendus en fonction de la disponibilité en temps réel. Ces activités peuvent être réservées soit conjointement à la réservation d’une chambre, soit de manière indépendante.

Exemple :
la capacité de stationnement est suivie par jour, ce qui permet d'éviter les surréservations lors d'événements ou de conférences à l'échelle de la ville.
Services et activités simples et à capacité limitée

Prise en charge des interactions digitales avec les clients à fort volume

Clock aide les grands hôtels à offrir à leurs clients une expérience digitale guidée qui améliore leur confort, permet de proposer des ventes incitatives pertinentes et réduit la pression sur le personnel pendant les périodes de pointe. La messagerie client, le Check-in en ligne, le portail client et les bornes interactives (lorsqu'elles sont disponibles) permettent aux clients de s'enregistrer, de choisir leurs options de chambre ou leurs extras et de régler leurs paiements à l'avance, afin que les équipes de la réception puissent se concentrer sur le service et les exceptions lorsque le volume est le plus élevé.

Exemple :
avant son arrivée, un client effectue son Check-in en ligne, opte pour une chambre avec une vue spécifique et règle la différence tarifaire. Pendant une période d'arrivée très chargée, il utilise une borne pour récupérer sa clé et se rend directement dans sa chambre.
Prise en charge des interactions digitales avec les clients à fort volume

Reconnaître les clients fidèles à travers les réservations et les canaux

Les profils clients conservent un historique complet des séjours, des facturations et des notes. Les profils en double peuvent être identifiés et fusionnés, garantissant que les clients réguliers sont reconnus, même lorsqu’ils réservent via différents canaux.

Exemple :
un client professionnel qui revient est identifié malgré l'utilisation d'une adresse e-mail différente, et le personnel peut consulter les détails de son séjour précédent et ses préférences.

*À venir.

Reconnaître les clients fidèles à travers les réservations et les canaux

Gérez la facturation, les paiements et les opérations complexes en toute maîtrise

Clock prend en charge les configurations de facturation couramment utilisées dans les grands hôtels, notamment la répartition des frais, les folios d'entreprise et de groupe, les acomptes, les paiements anticipés et la facturation après le séjour. Les frais peuvent être imputés au client, à l'entreprise ou au folio principal, les factures peuvent être émises par séjour, par période ou par accord d'entreprise, et toutes les écritures restent traçables grâce à un historique d'audit clair et à un accès basé sur les rôles.

Exemple :
un seul séjour génère une facture pour l'hébergement, une autre pour les services d'événementiel facturés à la société et des frais distincts pour les extras personnels.
Gérez la facturation, les paiements et les opérations complexes en toute maîtrise

Accédez à une visibilité opérationnelle et managériale complète.

Clock comprend des rapports opérationnels et financiers standard couvrant les réservations, le taux d'occupation, les revenus, les frais, les factures, les comptes clients, Housekeeping et les indicateurs clés de performance. Les rapports peuvent être filtrés par service, période ou rôle utilisateur. Lorsque la direction a besoin d'une vue spécifique, des rapports et des tableaux de bord personnalisés peuvent être créés pour correspondre à la structure de l'hôtel et combiner les données du PMS avec des sources externes telles que les données de coûts ou de comptabilité.

Exemple :
la direction est habituée à un ensemble spécifique d'indicateurs clés de performance (KPI) et de vues de données. Un tableau de bord personnalisé a donc été créé pour les refléter.

Une plateforme modulaire qui s'adapte aux grands hôtels

Les opérations quotidiennes de l'hôtel (réservations, flux de travail à la réception, facturation, Housekeeping et audit de nuit) sont gérées dans un système centralisé. Des modules supplémentaires peuvent être activés uniquement lorsque cela est nécessaire, tels que le POS pour les restaurants et les bars, les événements pour les conférences et les banquets, ou les réservations d'activités pour les services de capacité.

Les outils destinés aux clients, tels que la messagerie, le Check-in en ligne, les bornes interactives, les clés digitales (lorsqu'elles sont prises en charge) et le portail client, peuvent être activés pour chaque établissement en fonction des besoins opérationnels.

Comment cela s'adapte à différentes équipes

IT

Clock s’appuie sur AWS avec un SLA garantissant une disponibilité de 99,99 %, prend en charge des API ouvertes et des intégrations, et propose une gestion centralisée des utilisateurs et des droits d’accès. La plateforme est conçue pour répondre aux exigences courantes en matière de sécurité et de conformité, notamment PCI DSS et le RGPD, selon la configuration et le périmètre d’utilisation.

Finance

Des règles de facturation flexibles, deLa disponibilité en temps réel, la gestion des groupes et des événements, les profils partagés et les outils qui prennent en charge les réservations centralisées et les stratégies de réservation directe aident les équipes à gérer la demande dans tous les centres de revenus.s workflows de facturation et des options d'intégration pour les systèmes comptables ou ERP prennent en charge les opérations financières complexes sans nécessiter de solutions manuelles.

Opérations

Des configurations partagées peuvent être mises en place lorsque cela est pertinent, tout en laissant à chaque service la flexibilité nécessaire pour ses propres flux de travail. Un système interconnecté couvre la réception, le housekeeping, l’événementiel, le POS et l’ensemble des services.

Revenus / Ventes

La disponibilité en temps réel, la gestion des groupes et des événements, les profils partagés ainsi que des outils prenant en charge les réservations centralisées et les stratégies de réservation directe permettent aux équipes de maîtriser la demande sur l’ensemble des centres de revenus.