Un système unique pour la gestion des opérations, de la distribution et des contrats des tour-opérateurs

Gérer les contrats des tour-opérateurs grâce à une logique tarifaire structurée

Les contrats des tour-opérateurs sont définis avec des grilles tarifaires saisonnières, des suppléments pour la pension, des tarifs basés sur l'âge et des règles promotionnelles. Les conditions contractuelles restent liées aux réservations et s'appliquent automatiquement lorsque les réservations sont reçues.

un contrat de tour-opérateur applique des tarifs différents pour les adultes et les enfants selon le mois, avec une promotion 7=10 calculée automatiquement sur chaque réservation.

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Contrôler les allotements et les périodes de libération entre les opérateurs

Les allotements de chambres peuvent être attribués par voyagiste avec des dates de libération définies et un suivi des réservations. À l'approche des dates de libération, les chambres inutilisées sont réintégrées dans le stock disponible à la vente sans intervention manuelle.

un voyagiste réserve 150 chambres avec une période de libération de 45 jours ; les chambres invendues sont automatiquement libérées et deviennent disponibles à la vente directe ou via les agences de voyages en ligne (OTA).

Gérer les réservations individuelles et la distribution OTA

Les réservations individuelles sont traitées parallèlement aux réservations contractuelles selon les mêmes critères d'inventaire et de disponibilité. Les tarifs, les restrictions et les disponibilités sont gérés de manière centralisée et synchronisés en temps réel avec Booking.com et les autres agences de voyages en ligne (OTA) connectées.

alors que la plupart des chambres sont attribuées aux voyagistes, celles qui ne sont pas réservées dans le délai convenu sont automatiquement remises en vente libre et peuvent être réservées directement ou via les agences de voyages en ligne (OTA).

Traiter les réservations des voyagistes et les rooming lists

Les réservations provenant des voyagistes sont reçues avec les références de l'opérateur, puis complétées par les noms des clients grâce à l'importation des rooming lists. Les mises à jour restent liées à la réservation d'origine et peuvent être rapprochées en masse.

une rooming list avec 200 clients est importée une semaine avant l'arrivée, mettant à jour les noms et l'occupation sans recréer les réservations.

Prise en charge des arrivées groupées et des processus d'enregistrement de groupe

Les arrivées de groupes sont gérées avec l'attribution groupée des chambres, la préparation des clés et l'enregistrement sur présentation d'un bon. Le flux de travail prend en charge les arrivées en autocar et les périodes d'enregistrement à fort volume sans modifier les opérations standard de la réception.

l'arrivée d'un autocar avec 40 clients est traitée avec une attribution groupée des chambres et des clés préparées à l'avance. Cela permet un enregistrement groupé unique, ce qui réduit considérablement les étapes individuelles et le temps nécessaire.

Gérer les cartes, les forfaits et les droits inclus

Les formules et forfaits définissent les repas, services ou activités inclus. Les droits restent liés au séjour, tandis que les services basés sur des créneaux horaires peuvent être programmés ultérieurement si nécessaire.

un forfait demi-pension comprend le petit-déjeuner et le dîner, tandis qu'une visite au spa est prévue après l'arrivée.

Activer la réservation de services et d'activités supplémentaires

Des services et activités supplémentaires tels que des soins spa, des excursions, des cours de sport ou des locations peuvent être proposés avec un contrôle en temps réel de la disponibilité et de la capacité. Les services peuvent être réservés avant l'arrivée, pendant le séjour ou inclus dans un forfait.

un client réserve une excursion payante, et la disponibilité est automatiquement réduite pour le créneau horaire sélectionné.

Assistance aux services numériques proposés aux clients pendant leur séjour

Les outils numériques destinés aux clients facilitent la communication, les demandes de service et les actions en libre-service pendant les périodes de forte affluence. La messagerie client, le portail client et les services en ligne restent liés à la réservation.

un client demande un départ tardif et réserve un service supplémentaire via le portail client sans contacter la réception.

Organisez des mariages, des séminaires et des événements

Les mariages, séminaires et événements de société sont planifiés dans le même système. Les blocages des chambres, les espaces événementiels, la restauration, les services et les règles de facturation restent liés et coordonnés en fonction de la disponibilité globale.

un groupe de mariage combine un bloc de chambres avec un espace pour la cérémonie, des services de restauration et des activités programmées, tandis que les arrivées TO se poursuivent en parallèle.

Séparer la facturation des voyagistes et des sociétés de celle des clients

Les frais peuvent être transférés vers les folios des voyagistes ou des clients en fonction des règles contractuelles. Les factures des voyagistes sont générées périodiquement à partir des séjours réels, ce qui facilite le rapprochement et les exigences d'audit.

les frais d'hébergement sont facturés mensuellement au voyagiste, tandis que les extras des clients sont enregistrés sur les comptes individuels des chambres.

Coordonner les transferts et les informations d'arrivée

Les données d'arrivée et de départ liées aux réservations des voyagistes facilitent la planification des transferts et la préparation du personnel d'accueil. Les détails des vols et des arrivées restent visibles pour les équipes opérationnelles.

les listes d'arrivée indiquent les numéros de vol et les heures d'arrivée prévues pour la planification des autocars lors des jours de pointe.

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Conserver les dossiers des clients et des sociétés pour tous les opérateurs

Les profils des clients et des sociétés regroupent l'historique des séjours, les services et les données de facturation, même lorsque les réservations proviennent de différents voyagistes ou canaux.

un client fidèle est reconnu d'une saison à l'autre, même s'il réserve par l'intermédiaire de différents voyagistes.

Coordonner les tâches dans le cadre d'opérations à haut volume

La gestion des tâches facilite les tâches de Housekeeping, l'accueil, la coordination des ventes et la préparation des groupes. Les tâches et les plans d'action aident les équipes à s'aligner pendant les périodes de forte affluence, les événements et les changements.

le service de Housekeeping met à jour la disponibilité des chambres en temps réel, tandis que le service commercial suit les besoins des groupes et des événements grâce à des plans d'action partagés.

Rapport sur la montée en charge, l'occupation et les performances contractuelles

Les rapports couvrent le taux d'occupation, le pick-up par rapport aux allotements, les revenus par opérateur, les factures, les services et les indicateurs clés de performance opérationnelle. Les tableaux de bord peuvent refléter les opérations saisonnières et celles liées aux contrats de tour-opérateur.

La direction examine le taux d'occupation réel par rapport aux allotements contractuels pour chaque voyagiste.