Reiseveranstalter-Hotels

Ein zentrales System für Hotelbetrieb, Vertrieb und Reiseveranstalterverträge

Clock wird von Hotels und Resorts eingesetzt, bei denen Reiseveranstalter der wichtigste Vertriebskanal sind. Das System unterstützt Vertragsraten, Kontingente, Zimmerlisten und die Abrechnung mit Reiseveranstaltern und verbindet gleichzeitig den täglichen Hotelbetrieb, die Online-Distribution, Gästeservices und Eventkoordination in einem gemeinsamen System.

Technologien entwickeln sich ständig weiter, und für uns war es nur konsequent, unsere Daten in die Cloud zu verlagern. Ich war von Anfang an überzeugt, dass das der richtige Schritt ist. Heute kann ich sagen: Es war die richtige Entscheidung. Elena Ivanova, Founder & Owner, Hi Hotels Group
Elena Ivanova

Verträge mit klarer Ratenlogik verwalten

Verträge mit Reiseveranstaltern werden mit saisonalen Ratenrastern, Verpflegungszuschlägen, altersabhängigen Preisen und Aktionsregeln definiert. Die Vertragsbedingungen bleiben mit der Reservierung verknüpft und werden bei Eingang der Buchung automatisch angewendet.

Beispiel:
Ein Sommervertrag definiert je nach Monat unterschiedliche Erwachsenen- und Kinderpreise. Eine 7=10-Aktion wird bei jeder Reservierung automatisch berechnet.

Kontingente und Freigabefristen je Veranstalter kontrollieren

Zimmerkontingente können pro Reiseveranstalter mit definierten Freigabedaten und Pickup-Tracking verwaltet werden. Nach Ablauf der Frist werden nicht verkaufte Zimmer automatisch wieder dem freien Verkauf zugeführt.

Beispiel:
Ein Veranstalter hält 150 Zimmer mit einer 45-Tage-Freigabefrist. Nicht verkaufte Zimmer werden automatisch freigegeben und stehen wieder für Direkt- oder OTA-Verkäufe zur Verfügung.
Kontingente und Freigabefristen je Veranstalter kontrollieren

Individualreservierungen und OTA-Vertrieb parallel steuern

Individualbuchungen werden mit derselben Bestands- und Verfügbarkeitslogik wie das Vertragsgeschäft verwaltet. Raten, Restriktionen und Verfügbarkeiten werden zentral gepflegt und in Echtzeit mit Booking.com und weiteren angebundenen OTAs synchronisiert.

Beispiel:
Obwohl der Großteil der Zimmer für Veranstalter reserviert ist, werden nicht genutzte Zimmer nach Ablauf der Freigabefrist automatisch in den freien Verkauf zurückgeführt und stehen sofort für Direkt- und OTA-Buchungen bereit.
Individualreservierungen und OTA-Vertrieb parallel steuern

Veranstalterbuchungen und Zimmerlisten verarbeiten

Reservierungen von Reiseveranstaltern werden mit Veranstalterreferenzen übernommen und später über den Import von Zimmerlisten mit Gästedaten ergänzt. Änderungen bleiben mit der ursprünglichen Buchung verknüpft und können gesammelt abgeglichen werden.

Beispiel:
Eine Zimmerliste mit 200 Gästen wird eine Woche vor Anreise importiert. Namen und Belegung werden aktualisiert, ohne Reservierungen neu anlegen zu müssen.
Veranstalterbuchungen und Zimmerlisten verarbeiten

Gruppenanreisen und Sammel-Check-ins effizient abwickeln

Gruppenanreisen werden mit schnellen Zimmerzuteilungen, vorbereiteten Schlüsseln und voucherbasiertem Check-in abgewickelt. Der Ablauf eignet sich für Busanreisen und hohes Anreisevolumen, ohne die regulären Front-Office-Prozesse zu verändern.

Beispiel:
Eine Busgruppe mit 40 Gästen wird per Sammelzimmerzuteilung eingecheckt. Die Schlüssel sind vorbereitet, sodass ein gemeinsamer Check-in mit deutlich reduziertem Zeitaufwand möglich ist.
Gruppenanreisen und Sammel-Check-ins effizient abwickeln

Verpflegungsarten, Arrangements und Inklusivleistungen verwalten

Verpflegungsarten und Arrangements definieren enthaltene Mahlzeiten, Leistungen oder Aktivitäten. Die Inklusivleistungen bleiben mit dem Aufenthalt verknüpft, während zeitgebundene Leistungen bei Bedarf später eingeplant werden können.

Beispiel:
Ein Halbpensionsarrangement umfasst Frühstück und Abendessen. Ein inkludierter Spa-Besuch wird nach der Ankunft erst terminiert.
Verpflegungsarten, Arrangements und Inklusivleistungen verwalten

Zusatzleistungen und Aktivitäten mit Kapazitätskontrolle anbieten

Zusatzleistungen und Aktivitäten wie Spa-Behandlungen, Ausflüge, Sportkurse oder Verleihangebote können mit Live-Verfügbarkeit und Kapazitätssteuerung angeboten werden. Buchungen sind vor der Anreise, während des Aufenthalts oder als Bestandteil eines Arrangements möglich.

Beispiel:
Ein Gast bucht einen kostenpflichtigen Ausflug. Die verfügbare Kapazität im gewählten Zeitfenster wird automatisch reduziert.
Zusatzleistungen und Aktivitäten mit Kapazitätskontrolle anbieten

Digitale Gästeservices während des Aufenthalts nutzen

Digitale Gästeservices unterstützen Kommunikation, Serviceanfragen und Self-Service-Prozesse auch bei hohem Gästeaufkommen. Mailversand, Gästeportal und Online-Services bleiben dabei stets mit der jeweiligen Reservierung verknüpft.

Beispiel:
Ein Gast beantragt einen Late Check-out und bucht eine Zusatzleistung über das Gästeportal, ohne die Rezeption zu kontaktieren.
Digitale Gästeservices während des Aufenthalts nutzen

Hochzeiten, Seminare und Events im selben System planen

Hochzeiten, Seminare und Firmenevents werden im gleichen System geplant. Zimmerkontingente, Veranstaltungsräume, Catering, Leistungen und Abrechnungsregeln bleiben miteinander verknüpft und werden unter Berücksichtigung der Gesamtverfügbarkeit koordiniert.

Beispiel:
Eine Hochzeitsgesellschaft kombiniert ein Zimmerkontingent mit dem Trauungsraum sowie Catering und geplanten Aktivitäten, während parallel Veranstalteranreisen stattfinden.
Hochzeiten, Seminare und Events im selben System planen

Veranstalter- und Firmenabrechnung von Gastleistungen trennen

Leistungen werden gemäß Vertragsregeln automatisch dem Veranstalter- oder Gastfolio zugeordnet. Veranstalterrechnungen werden periodisch auf Basis der tatsächlichen Aufenthalte erstellt und unterstützen den Abgleich und die Prüfbarkeit.

Beispiel:
Übernachtungsleistungen werden monatlich an den Veranstalter fakturiert, während Zusatzleistungen der Gäste auf deren individuelle Zimmerkonten gebucht werden.
Veranstalter- und Firmenabrechnung von Gastleistungen trennen

Transfers und Anreiseinformationen koordinieren

An- und Abreisedaten aus Veranstalterbuchungen unterstützen die Transferplanung und Vorbereitung im Front Office. Flug- und Ankunftsdaten sind für operative Teams sichtbar.

Beispiel:
Anreiselisten zeigen Flugnummern und erwartete Ankunftszeiten und erleichtern die Planung an stark frequentierten Wechseltagen.

Gäste- und Firmenprofile veranstalterübergreifend pflegen

Gäste- und Firmenprofile bündeln Aufenthaltsverlauf, gebuchte Leistungen und Abrechnungsdaten auch dann, wenn Buchungen über unterschiedliche Veranstalter oder Kanäle erfolgen.

Beispiel:
Ein wiederkehrender Gast wird saisonübergreifend erkannt, obwohl die Buchung über verschiedene Veranstalter erfolgt ist.
Gäste- und Firmenprofile veranstalterübergreifend pflegen

Aufgaben bei hohem Volumen effizient koordinieren

Das Aufgabenmanagement unterstützt Housekeeping, Front Office, Vertrieb und Gruppenkoordination. Aufgaben und Aktionspläne helfen Teams, sich bei Spitzenanreisen, Events und Zimmerwechseln abzustimmen.

Beispiel:
Housekeeping aktualisiert den Zimmerstatus in Echtzeit, während der Vertrieb Gruppen- und Eventanforderungen über gemeinsame Aktionspläne steuert.
Aufgaben bei hohem Volumen effizient koordinieren

Pickup, Auslastung und Vertragserfüllung auswerten

Berichte decken Auslastung, Pickup im Vergleich zu Kontingenten, Umsätze nach Veranstalter, Rechnungen, Leistungen und operative Kennzahlen ab. Dashboards bilden saisonale Strukturen und vertraglich vereinbarte Kontingente transparent ab.

Beispiel:
Das Management analysiert die tatsächliche Auslastung im Verhältnis zu den vereinbarten Kontingenten je Veranstalter.
Pickup, Auslastung und Vertragserfüllung auswerten

Saisonale, volumengetriebene Abläufe zuverlässig unterstützen

Clock unterstützt saisonale Teams mit einer konsistenten Benutzeroberfläche, rollenbasierten Zugriffsrechten und Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Eine leistungsbasierte Preisstruktur richtet sich nach dem Jahresumsatz statt nach fixen Zimmerzahlen.

Zentrale Plattformbausteine

Täglicher Hotelbetrieb

Buchungen, Arbeitsabläufe an der Rezeption, Abrechnung, Housekeeping und Automatisierung von Kartenzahlungen.

Reiseveranstalter-Prozesse

Verträge, Kontingente, Zimmerlisten, Voucher-Verwaltung und Veranstalterabrechnung.

Gästeservices und Erlebnisse

Verpflegungsarten und Arrangements, Aktivitätsbuchungen, digitale Gästeservices und Eventkoordination.

Modulare Erweiterungen

POS, Events, Aktivitätsbuchungen und Gruppenverwaltung können bei Bedarf aktiviert werden.

Für unterschiedliche Teams geeignet

IT

Hosting auf AWS, offene API, Integrationen, rollenbasierter Zugriff und Hochverfügbarkeitsarchitektur.

Buchhaltung

Vertragsbasierte Abrechnungszyklen, Abstimmung, Anzahlungen und Anbindung an Buchhaltungs- oder ERP-Systeme.

Operations

Gruppenanreisen, hohe Abfertigungskapazität am Empfang, skalierbares Housekeeping, Gästeservice, Events und Transfers in einem System.

Vertrieb und Vertragsmanagement

Reiseveranstalterverträge, Kontingentsteuerung, Pickup-Überwachung, Gruppenverkauf und Reporting.

Bleiben Sie informiert

Folgen Sie uns auf unseren Social-Media-Kanälen für Produktneuigkeiten, Updates und die neuesten Entwicklungen.

Oder lernen Sie uns persönlich kennen: bevorstehende Events.

Benötigen Sie Hilfe?

Für kurzfristige Unterstützung stehen Ihnen Video-Tutorials, Leitfäden und unser Ticketsystem zur Verfügung.

Zur schnellen Orientierung, hier die Kurzfassung:

Was Clock abdeckt:

Für wen ist Clock geeignet?

Copyright © 1996 — 2026 Clock