Ein zentrales System für Hotelbetrieb, Vertrieb und Reiseveranstalterverträge

Verträge mit klarer Ratenlogik verwalten

Verträge mit Reiseveranstaltern werden mit saisonalen Ratenrastern, Verpflegungszuschlägen, altersabhängigen Preisen und Aktionsregeln definiert. Die Vertragsbedingungen bleiben mit der Reservierung verknüpft und werden bei Eingang der Buchung automatisch angewendet.

Ein Sommervertrag definiert je nach Monat unterschiedliche Erwachsenen- und Kinderpreise. Eine 7=10-Aktion wird bei jeder Reservierung automatisch berechnet.

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Kontingente und Freigabefristen je Veranstalter kontrollieren

Zimmerkontingente können pro Reiseveranstalter mit definierten Freigabedaten und Pickup-Tracking verwaltet werden. Nach Ablauf der Frist werden nicht verkaufte Zimmer automatisch wieder dem freien Verkauf zugeführt.

Ein Veranstalter hält 150 Zimmer mit einer 45-Tage-Freigabefrist. Nicht verkaufte Zimmer werden automatisch freigegeben und stehen wieder für Direkt- oder OTA-Verkäufe zur Verfügung.

Individualreservierungen und OTA-Vertrieb parallel steuern

Individualbuchungen werden mit derselben Bestands- und Verfügbarkeitslogik wie das Vertragsgeschäft verwaltet. Raten, Restriktionen und Verfügbarkeiten werden zentral gepflegt und in Echtzeit mit Booking.com und weiteren angebundenen OTAs synchronisiert.

Obwohl der Großteil der Zimmer für Veranstalter reserviert ist, werden nicht genutzte Zimmer nach Ablauf der Freigabefrist automatisch in den freien Verkauf zurückgeführt und stehen sofort für Direkt- und OTA-Buchungen bereit.

Veranstalterbuchungen und Zimmerlisten verarbeiten

Reservierungen von Reiseveranstaltern werden mit Veranstalterreferenzen übernommen und später über den Import von Zimmerlisten mit Gästedaten ergänzt. Änderungen bleiben mit der ursprünglichen Buchung verknüpft und können gesammelt abgeglichen werden.

Eine Zimmerliste mit 200 Gästen wird eine Woche vor Anreise importiert. Namen und Belegung werden aktualisiert, ohne Reservierungen neu anlegen zu müssen.

Gruppenanreisen und Sammel-Check-ins effizient abwickeln

Gruppenanreisen werden mit schnellen Zimmerzuteilungen, vorbereiteten Schlüsseln und voucherbasiertem Check-in abgewickelt. Der Ablauf eignet sich für Busanreisen und hohes Anreisevolumen, ohne die regulären Front-Office-Prozesse zu verändern.

Eine Busgruppe mit 40 Gästen wird per Sammelzimmerzuteilung eingecheckt. Die Schlüssel sind vorbereitet, sodass ein gemeinsamer Check-in mit deutlich reduziertem Zeitaufwand möglich ist.

Verpflegungsarten, Arrangements und Inklusivleistungen verwalten

Verpflegungsarten und Arrangements definieren enthaltene Mahlzeiten, Leistungen oder Aktivitäten. Die Inklusivleistungen bleiben mit dem Aufenthalt verknüpft, während zeitgebundene Leistungen bei Bedarf später eingeplant werden können.

Ein Halbpensionsarrangement umfasst Frühstück und Abendessen. Ein inkludierter Spa-Besuch wird nach der Ankunft erst terminiert.

Zusatzleistungen und Aktivitäten mit Kapazitätskontrolle anbieten

Zusatzleistungen und Aktivitäten wie Spa-Behandlungen, Ausflüge, Sportkurse oder Verleihangebote können mit Live-Verfügbarkeit und Kapazitätssteuerung angeboten werden. Buchungen sind vor der Anreise, während des Aufenthalts oder als Bestandteil eines Arrangements möglich.

Ein Gast bucht einen kostenpflichtigen Ausflug. Die verfügbare Kapazität im gewählten Zeitfenster wird automatisch reduziert.

Digitale Gästeservices während des Aufenthalts nutzen

Digitale Gästeservices unterstützen Kommunikation, Serviceanfragen und Self-Service-Prozesse auch bei hohem Gästeaufkommen. Mailversand, Gästeportal und Online-Services bleiben dabei stets mit der jeweiligen Reservierung verknüpft.

Ein Gast beantragt einen Late Check-out und bucht eine Zusatzleistung über das Gästeportal, ohne die Rezeption zu kontaktieren.

Hochzeiten, Seminare und Events im selben System planen

Hochzeiten, Seminare und Firmenevents werden im gleichen System geplant. Zimmerkontingente, Veranstaltungsräume, Catering, Leistungen und Abrechnungsregeln bleiben miteinander verknüpft und werden unter Berücksichtigung der Gesamtverfügbarkeit koordiniert.

Eine Hochzeitsgesellschaft kombiniert ein Zimmerkontingent mit dem Trauungsraum sowie Catering und geplanten Aktivitäten, während parallel Veranstalteranreisen stattfinden.

Veranstalter- und Firmenabrechnung von Gastleistungen trennen

Leistungen werden gemäß Vertragsregeln automatisch dem Veranstalter- oder Gastfolio zugeordnet. Veranstalterrechnungen werden periodisch auf Basis der tatsächlichen Aufenthalte erstellt und unterstützen den Abgleich und die Prüfbarkeit.

Übernachtungsleistungen werden monatlich an den Veranstalter fakturiert, während Zusatzleistungen der Gäste auf deren individuelle Zimmerkonten gebucht werden.

Transfers und Anreiseinformationen koordinieren

An- und Abreisedaten aus Veranstalterbuchungen unterstützen die Transferplanung und Vorbereitung im Front Office. Flug- und Ankunftsdaten sind für operative Teams sichtbar.

Anreiselisten zeigen Flugnummern und erwartete Ankunftszeiten und erleichtern die Planung an stark frequentierten Wechseltagen.

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Gäste- und Firmenprofile veranstalterübergreifend pflegen

Gäste- und Firmenprofile bündeln Aufenthaltsverlauf, gebuchte Leistungen und Abrechnungsdaten auch dann, wenn Buchungen über unterschiedliche Veranstalter oder Kanäle erfolgen.

Ein wiederkehrender Gast wird saisonübergreifend erkannt, obwohl die Buchung über verschiedene Veranstalter erfolgt ist.

Aufgaben bei hohem Volumen effizient koordinieren

Das Aufgabenmanagement unterstützt Housekeeping, Front Office, Vertrieb und Gruppenkoordination. Aufgaben und Aktionspläne helfen Teams, sich bei Spitzenanreisen, Events und Zimmerwechseln abzustimmen.

Housekeeping aktualisiert den Zimmerstatus in Echtzeit, während der Vertrieb Gruppen- und Eventanforderungen über gemeinsame Aktionspläne steuert.

Pickup, Auslastung und Vertragserfüllung auswerten

Berichte decken Auslastung, Pickup im Vergleich zu Kontingenten, Umsätze nach Veranstalter, Rechnungen, Leistungen und operative Kennzahlen ab. Dashboards bilden saisonale Strukturen und vertraglich vereinbarte Kontingente transparent ab.

Das Management analysiert die tatsächliche Auslastung im Verhältnis zu den vereinbarten Kontingenten je Veranstalter.