Хотели за мероприятия

Поддържайте съвършен ред във вашия хотел за мероприятия — от първото запитване до финалната сметка

Независимите хотели за мероприятия често управляват сватби, корпоративни срещи и социални събирания паралелно с индивидуалните резервации — задача, която изисква гъвкавост от малките екипи. Clock обединява всичко: от първото запитване и планирането до настаняването, ресторанта и финалното плащане. Цялата информация е в една система, за да бъде екипът ви винаги в синхрон, без необходимост от двойно въвеждане на данни.

За нас беше много важно да се уверим в стабилността и бъдещата надеждност на системата. А Clock е компания, която разполага с необходимите знания и опит. Стеф Де Грот, Собственик и генерален мениджър, WICC Hotel & Congress Centre
steff de groot

Управление на продажбите и запитвания за мероприятия

Проследявайте всички запитвания за мероприятия в един ясен пайплайн на продажбите

Управлявайте сватби, корпоративни мероприятия и социални събирания в един визуален пайплайн, който показва състоянието, предстоящите действия и натовареността на екипа с един поглед.

Пример:
Телефонно запитване се добавя с няколко кликвания и веднага се появява в пайплайна заедно с всички други активни мероприятия.
Проследявайте всички запитвания за събития в един ясен пайплайн на продажбите

Създавайте предложения бързо и с еднакво високо качество

Създавайте ясни предложения и споразумения чрез шаблони, като никога не изпускате точния момент за последващи действия.

Пример:
Създавате предложение за сватба, като използвате предварително запазен шаблон с менюта, пакети и ориентировъчни разходи, и го изпращате на клиента за минути, вместо да го създавате от нулата.
Създавайте предложения бързо и с еднакво високо качество

Цялата кореспонденция по запитването — на едно място.

Всички входящи и изходящи съобщения, заедно с вътрешните бележки, остават свързани с запитването за пълен контекст и история. Изпращайте документи в унисон с вашия бранд като брошури, подробности за мястото или примерни менюта директно от Clock.

Пример:
Въпросите по менюто, актуализациите на графика и вътрешните коментари са видими директно в запитването за мероприятието.
Цялата кореспонденция по запитването — на едно място.

Групови, индивидуални и онлайн резервации

Управлявайте блокове от зали за мероприятия с ясен контрол на наличността

Създавайте блокове от стаи за корпоративни мероприятия и групи с дати на освобождаване, проследяване на усвояването на блоковете и възможност за импортиране на руминг листи за бързо и точно разпределение на стаите — при пълна видимост на оставащия капацитет.

Пример:
Резервирате 40 стаи за семинар и проследяване на усвояемостта на блока. Когато организаторът изпрати актуализиран руминг лист, вие го импортирате и резервациите се създават автоматично от блокираните стаи.

Обработвайте индивидуални резервации заедно с резервации за мероприятия

Индивидуалните престои използват наличността от свободни стаи в реално време, синхронизирайки всички ваши гости. Системата предлага централизирано управление на тарифи и заетост, гъвкави тарифи за резервации на гости и компании, автоматизиране на авансовите плащания и запитванията за резервации.

Пример:
Докато част от стаите са разпределени за корпоративно мероприятие, останалият свободен капацитет продължава да се продава като индивидуални резервации — без нужда от ръчни корекции.

Синхронизирайте директните онлайн и Booking.com резервации с мероприятията

Директните онлайн резервации чрез вашия уебсайт, Booking.com и други интернет портали автоматично отчитат блокираните стаи за мероприятия, като по този начин предотвратяват дублажите и загубата на приходи.

Пример:
Освободените стаи от блок за мероприятие се връщат в наличността в реално време и могат да бъдат резервирани незабавно онлайн или чрез свързаните интернет канали (OTA).
Синхронизирайте директните онлайн и OTA резервации с събитията

Планиране на мероприятия и координация на място

Координирайте пространствата за мероприятия, подредбата им и ресурсите с лекота

Управлявайте конферентните пространства, стиловете на подреждане, капацитета и необходимото оборудване на едно място, за да избегнете застъпвания на мероприятия и объркване в последния момент.

Пример:
Заделяте конферентна зала с подредба „театър“ и конкретен капацитет за семинар и резервирате необходимото оборудване – аудио-видео оборудване, микрофони и проектор – за мероприятието.

Цялостен изглед за всяко ваше мероприятие

Всяко мероприятие в Clock показва пространствата за провеждането му, резервации, фолиа, начисления, депозити и задачи — всичко в реално време и синхронизирано.

Пример:
Организаторът отваря запис на сватбено мероприятие в Clock и вижда резервациите на стаи, начисленията за кетъринг и задачите в процес на изпълнение, всичко това на едно място.
Цялостен изглед за всяко ваше събития

Синхронизирайте цялата програма на мероприятието с актуалните работни листове за мероприятия

Работните листове за мероприятия, обновявани в реално време, съдържат пълния оперативен план — графици, менюта, подребди на зали, оборудване и бележки — и се актуализират автоматично при всяка промяна, така че всички екипи работят с една и съща, винаги актуална версия.

Пример:
Семинарът включва кафе паузи и обяд с бележки за вегетариански или вегански ястия. Когато програмата се промени, актуализацията се появява незабавно в кухнята, обслужването и рецепцията.
Синхронизирайте цялата програма на събитието с актуалните работни листове за мероприятия

Разпределяйте задачи и споделяйте подробности за мероприятията между екипите

Екипите по продажбите, рецепцията, хотелското домакинство, кухнята и обслужването имат достъп до едни и същи подробности за мероприятията, задачи и бележки.

Пример:
Екипите по продажбите виждат всички задачи, които им напомнят за последващи действия и важни етапи, екипът по мероприятията получава задачи за наемане на оборудване от външен доставчик и за подготовка на собственото си аудио-видео оборудване, а рецепцията има видимост върху специални задачи, свързани със специални изисквания на клиентите.

Фактуриране и плащания за мероприятия

Проследявайте всички начисления и плащания за мероприятия на едно място

Всички начислени услуги, плащания, фактури и остатъкът от баланса са видими в един екран.

Пример:
По всяко време можете да видите всички начисления за мероприятиeто, извършените плащания и текущия остатъчен баланс в фолиото за мероприятието.
Проследявайте всички начисления и плащания за събития на едно място

Ясно разграничаване на разходите за мероприятието от индивидуалните сметки на гостите

Всички услуги, свързани с мероприятието, се отразяват в фолиото за мероприятието. Начисленията на гостите, свързани с  мероприятието, могат да бъдат прехвърлени или насочени (ръчно или автоматично*) към фолиото за мероприятието, към фолиото на компанията или да останат в резервацията на госта, в зависимост от договорените условия за фактуриране.

Пример:
Наемът на залата, оборудването и кафе паузите за семинар се отразяват в фолиото за мероприятието, докато нощувките на участниците остават в индивидуалните им резервации в хотела.

*Предварително зададените правила за автоматично прехвърляне на начисленията ще бъдат достъпни скоро.

Ясно разграничаване на разходите за събитието от индивидуалните сметки на гостите

Потвърждавайте мероприятията по-бързо с онлайн подписване и заплащане

Позволете на организаторите да подписват документи и да плащат онлайн през Приложението за потвърждаване на мероприятия. Clock маркира мероприятието като „Гарантирано“ и автоматично регистрира плащания.

Пример:
Изпращате офертата по имейл на организатора, който я подписва и плаща сумата онлайн. Плащането се отразява автоматично в фолиото на мероприятието и намалява дължимия баланс.
Потвърждавайте събитията по-бързо с онлайн подписване и заплащане

Основни хотелски операции и изживяването на гостите

Управлявайте ежедневните операции на хотела в една система

Резервациите, работните процеси на рецепция, хотелско домакинство, фактуриране, плащания и справките се извършват с едни и същи данни в реално време за всички екипи.

Пример:
Рецепцията и хотелското домакинство виждат една и съща информация за състоянието на стаите и гостите, без дублиране на актуализациите или ръчно прехвърляне на данни.

Предлагайте дигитална комуникация с гостите и самообслужване

Комуникацията с гостите, онлайн чекинът и порталът за гости намаляват ръчната работа, като същевременно дават на гостите по-голям контрол над престоя си.

Пример:
Гостите получават информация за пристигането си, извършват онлайн чекин и управляват своите заявки по електронен път преди и по време на престоя си.

Продавайте престои и допълнителни услуги заедно през вашия уебсайт

Стаите, допълнителните услуги и активностите могат да се предлагат в единен резервационен процес през вашата система за директни резервации, като цените и заетостта се управляват централизирано.

Пример:
Гост резервира престой и добавя закуска или паркинг по време на същата онлайн резервация.

Имате въпроси?

Просто попитайте

Последвайте ни в социалните мрежи

P.S. Админът в социалните ни мрежи брои всяко харесване, споделяне и последване.

Или нека се видим на живо: Предстоящи събития.

Нуждаете се от помощ?

Ако имате нужда от помощ в момента, гледайте нашите видео уроци, прочетете помощните ни статии или отворете тикет.

Стигнахте до края? Ето най-важното на едно място…

Какво може да управлявате с Clock:

За кого е предназначен Clock:

Copyright © 1996 — 2026 Clock