Eventhotels

Ihr Eventhotel strukturiert führen – von der ersten Anfrage bis zur Schlussrechnung

Unabhängige Eventhotels organisieren Hochzeiten, Tagungen, Firmenveranstaltungen, gesellschaftliche Events und individuelle Aufenthalte – häufig mit kleinen Teams und eng getakteten Kalendern. Clock verbindet individuelle Buchungen, Eventanfragen, Zimmerkontingente, Veranstaltungsplanung, F&B, Gästeaufenthalte und Abrechnung in einem zentralen System, sodass Informationen nicht doppelt gepflegt und Abläufe nicht mehrfach nachverfolgt werden müssen.

Für uns war entscheidend, wie stabil und zukunftssicher das System ist. Und Clock verfügt über das notwendige Wissen und die Erfahrung. Steff de Groot, Eigentümer & General Manager, WICC Hotel & Congress Centre
steff de groot

Event-Sales und Anfrageverwaltung

Alle Eventanfragen in einer klaren Sales-Pipeline überblicken

Verwalten Sie Hochzeiten, Firmenveranstaltungen und gesellschaftliche Events in einer zentralen visuellen Pipeline mit Status, nächsten Schritten und aktueller Auslastung auf einen Blick.

Beispiel:
Eine telefonische Anfrage wird in wenigen Klicks erfasst und erscheint sofort neben allen aktiven Veranstaltungen.
Alle Eventanfragen in einer klaren Sales-Pipeline überblicken

Angebote schnell und strukturiert erstellen

Erstellen Sie Angebote und Vereinbarungen auf Basis von Vorlagen. So bleiben Inhalte konsistent und Follow-ups jederzeit nachvollziehbar.

Beispiel:
Sie erstellen ein Hochzeitsangebot mit gespeicherten Menüs, Arrangements und Kostenkalkulationen und versenden es innerhalb weniger Minuten.
Angebote schnell und strukturiert erstellen

Kommunikation vollständig mit der Anfrage verknüpfen

Alle ein- und ausgehenden Nachrichten sowie interne Notizen bleiben mit der Eventanfrage verbunden. Dokumente wie Broschüren, Raumpläne oder Menüvorschläge versenden Sie direkt aus Clock.

Beispiel:
Menüfragen, Ablaufänderungen und interne Kommentare bleiben direkt im Eventdatensatz sichtbar und für alle beteiligten Abteilungen nachvollziehbar.
Kommunikation vollständig mit der Anfrage verknüpfen

Gruppen-, Einzel- und Onlinebuchungen

Zimmerkontingente mit klarer Verfügbarkeitskontrolle verwalten

Erstellen Sie Zimmerblöcke für Firmenveranstaltungen und Gruppen mit Release-Daten und Pickup-Tracking. Zimmerlisten lassen sich formatunabhängig importieren und automatisch in Reservierungen umwandeln.

Beispiel:
Für ein Seminar werden 40 Zimmer blockiert und der Pickup laufend verfolgt. Sobald eine aktualisierte Zimmerliste eingeht, wird sie importiert und die Reservierungen werden automatisch aus dem bestehenden Kontingent erstellt.

Einzelbuchungen parallel zu Events steuern

Individuelle Aufenthalte greifen auf die Live-Verfügbarkeit zu. Zentrale Raten und Verfügbarkeiten, flexible Raten für Gäste- und Firmenbuchungen, automatisierte Abrechnungsregeln und integrierte Buchungsanfragen sorgen dafür, dass Firmen- und Einzelbuchungen sauber nebeneinander laufen.

Beispiel:
Während Zimmer für eine Tagung reserviert sind, wird die restliche Verfügbarkeit weiterhin regulär verkauft – ohne manuelle Anpassungen.

Direktbuchungen und OTAs mit Eventkontingenten synchronisieren

Direktbuchungen über Ihre Website sowie über Booking.com und weitere OTAs berücksichtigen automatisch bestehende Eventkontingente. Überbuchungen werden vermieden.

Beispiel:
Freigegebene Zimmer aus einem Eventkontingent stehen sofort wieder online zur Verfügung.
Direktbuchungen und OTAs mit Eventkontingenten synchronisieren

Eventplanung und operative Abstimmung

Veranstaltungsräume, Setups und Ressourcen koordinieren

Verwalten Sie Tagungsräume, Bestuhlungsarten, Kapazitäten und benötigte Ausstattung zentral, um Überschneidungen zu vermeiden.

Beispiel:
Ein Seminar wird im Theater-Setup geplant, inklusive Technik, Mikrofonen und Projektor. Die benötigten Ressourcen werden direkt im selben Eventdatensatz reserviert.

Jedes Event in einer zentralen Gesamtansicht steuern

Jede Veranstaltung besitzt einen zentralen Datensatz mit Räumen, Buchungen, Folios, Anzahlungen, Leistungen und Aufgaben.

Beispiel:
Beim Öffnen einer Hochzeitsveranstaltung sehen Sie Zimmer-Pickups, Catering-Umsätze und offene Aufgaben in einer Ansicht.
Jedes Event in einer zentralen Gesamtansicht steuern

Veranstaltungsprogramme mit aktuellen Function Sheets abstimmen

Live-Function-Sheets enthalten Ablauf, Menüs, Setups und sonstige wichtige Hinweise. Änderungen werden automatisch aktualisiert, sodass alle Teams mit derselben Version arbeiten.

Beispiel:
Ein Seminar umfasst Kaffeepausen und ein Mittagessen mit Hinweisen zu vegetarischen oder veganen Optionen. Ändert sich der Ablauf, erscheint die Aktualisierung sofort bei Küche, Service und Rezeption.
Veranstaltungsprogramme mit aktuellen Function Sheets abstimmen

Aufgaben teamübergreifend steuern

Sales, Rezeption, Housekeeping, Küche und Service greifen auf dieselben Eventdaten und Aufgaben zu.

Beispiel:
Das Verkaufsteam sieht anstehende Follow-ups, das Eventteam organisiert externe Technik und bereitet eigene Ausstattung vor, und die Rezeption erkennt besondere Anforderungen einzelner Teilnehmender.

Eventabrechnung und Zahlungen

Alle Eventumsätze und Zahlungen zentral verfolgen

Alle Leistungen, Rechnungen, Zahlungen und offenen Beträge sind in einer zentralen Ansicht gebündelt und jederzeit nachvollziehbar.

Beispiel:
Sie sehen jederzeit die Gesamtkosten des Events sowie den aktuellen offenen Saldo.
Alle Eventumsätze und Zahlungen zentral verfolgen

Eventkosten und individuelle Aufenthalte klar trennen

Eventbezogene Leistungen werden dem Eventfolio zugeordnet. Gästeleistungen können je nach Vereinbarung übertragen (manuell oder automatisch*) oder separat abgerechnet werden.

Beispiel:
Raummiete und Kaffeepausen laufen über das Eventfolio, während Übernachtungen auf den individuellen Reservierungen verbleiben.

*Voreingestellte automatische Routingregeln werden demnächst verfügbar sein.

Events schneller bestätigen mit Online-Signatur und Zahlung

Veranstalter unterschreiben und zahlen online über die Event-Bestätigungsapp. Das Event wird automatisch als garantiert markiert.

Beispiel:
Die organisierende Person unterschreibt das Angebot digital und leistet die Anzahlung online. Der Betrag wird automatisch im Eventfolio verbucht und reduziert den offenen Saldo.
Events schneller bestätigen mit Online-Signatur und Zahlung

Hotelbetrieb und Gästeerlebnis

Den gesamten Hotelbetrieb in einem System steuern

Reservierungen, Rezeption, Housekeeping, Rechnungsstellung, Zahlungen und Auswertungen greifen auf dieselben Live-Daten zu.

Beispiel:
Rezeption und Housekeeping arbeiten mit identischem Zimmerstatus, ohne doppelte Pflege.

Digitale Gästeinteraktion ermöglichen

Gästemails, Online-Check-in und Gästeportal reduzieren manuellen Aufwand und geben Gästen mehr Kontrolle.

Beispiel:
Gäste erhalten Anreiseinformationen, checken online ein und verwalten ihre Wünsche digital.

Aufenthalte und Zusatzleistungen gemeinsam verkaufen

Zimmer, Zusatzleistungen und Aktivitäten lassen sich in einem durchgängigen Buchungsprozess über die Website anbieten. Preise und Verfügbarkeit werden zentral verwaltet.

Beispiel:
Ein Gast bucht online und ergänzt Frühstück oder Parkplatz direkt im selben Vorgang.

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