Gästeportal

Mehr Kontrolle für Gäste, weniger Aufwand für Ihr Team

Bieten Sie Gästen einen zentralen Ort, um ihren Aufenthalt selbst zu verwalten, während Ihre Abläufe im Hintergrund abgestimmt bleiben. Im Gästeportal von Clock finden sich Buchungsdetails, Zahlungen, Check-ins, Upgrades und Folios in einer digitalen Oberfläche, gestaltet im Erscheinungsbild Ihres Hotels. Gäste behalten den Überblick. Ihr Team reduziert Rückfragen, vermeidet Fehler und gewinnt Zeit für echten Service.

Was Sie mit dem Gästeportal konkret umsetzen können

Einen markenkonformen digitalen Zugang für Gäste bereitstellen

Ein vollständig gebrandetes und mobil optimiertes Portal, erreichbar über einen Link in der Einladung per E-Mail oder direkt über Ihre Website. Gäste melden sich mit Name und Buchungsnummer an und verwalten ihren Aufenthalt in ihrer bevorzugten Sprache. Buchungsdetails, Folios, Sonderwünsche und gebuchte Leistungen sind zentral abrufbar.

Beispiel:
Ein Gast öffnet das Gästeportal auf dem Smartphone, prüft die Buchungsdetails, ergänzt einen Sonderwunsch und fügt Frühstück hinzu.

Sonderwünsche strukturiert erfassen und weiterleiten

Gäste übermitteln Sonderwünsche über vordefinierte Optionen oder als Freitext, etwa zusätzliche Kissen oder Hinweise zu Allergien. Jeder Wunsch wird automatisch als Aufgabe angelegt, der passenden Abteilung zugewiesen und bis zur Erledigung nachverfolgt.

Beispiel:
Eine Familie ergänzt vor der Anreise den Wunsch nach einem Babybett. Clock erstellt automatisch eine Aufgabe für Housekeeping zum Anreisetag.

Kartendaten sicher erfassen und automatisiert verarbeiten

Wenn für Telefon- oder E-Mail-Buchungen eine Kreditkartengarantie oder Anzahlung erforderlich ist, erfassen Gäste ihre Kartendaten sicher und PCI DSS konform im Gästeportal. Es gibt keine manuelle Verarbeitung und kein Risiko. Auf Basis Ihrer Buchungsregeln werden Zahlungen automatisch ausgelöst, sofort oder zu einem definierten Zeitpunkt vor der Anreise.

Beispiel:
Ein Gast erhält nach einer telefonischen Buchung einen sicheren Link, gibt die Kartendaten ein und bestätigt diese. Das Kartentoken wird in Clock hinterlegt und eine Woche vor Anreise automatisch belastet, exakt gemäß Ihrer Richtlinie.
Gezieltes Upselling aus dem Gästeinteresse ermöglichen

Gezieltes Upselling aus dem Gästeinteresse ermöglichen

Zeigen Sie personalisierte Angebote vor der Anreise oder während des Aufenthalts direkt im Gästeportal an, etwa Zimmer Upgrades, Fahrradverleih, Late Check-out oder Arrangements. Gäste buchen mit wenigen Klicks und die Leistungen werden automatisch dem Folio hinzugefügt.

Beispiel:
Während des Aufenthalts entscheidet sich ein Gast für einen Late Check-out. Mit einem Klick wird die Leistung zur Reservierung hinzugefügt und im Folio verbucht.

Roomservice und Outlets digital verknüpfen

Gäste sehen Speisekarten, bestellen Roomservice oder reservieren einen Tisch direkt im Gästeportal. Alle Bestellungen sind mit Ihrem POS und PMS verbunden. Rechnungen werden digital bestätigt und sofort im Folio abgebildet.

Beispiel:
Ein Paar bestellt spätabends über das Roomservice-Menü vom Zimmer aus. Die Bestellung geht direkt an die Küche und wird in Echtzeit dem Zimmerfolio belastet. Keine Papierbelege, keine manuelle Übertragung.

Folios einsehen, Rechnungen erhalten und bezahlen

Gäste sehen ihr aktuelles Folio jederzeit, prüfen alle gebuchten Leistungen und passen bei Bedarf die Rechnungsdaten an, etwa auf Firmenangaben. Zahlungen erfolgen online über gespeicherte oder neue Karten. Rechnungen werden automatisch erstellt und zugestellt.

Beispiel:
Ein geschäftlich reisender Gast ergänzt die Firmenadresse und Umsatzsteuer-Angaben im Folio und begleicht den offenen Betrag online. Die Rechnung wird sofort per E-Mail versendet.

Gäste selbstständig auschecken lassen

Das Gästeportal ermöglicht einen reibungslosen, papierlosen Check-out. Gäste prüfen ihr Folio, begleichen den offenen Betrag und bestätigen die Abreise. Alle Schritte werden automatisch in Clock übernommen, inklusive Rechnungsversand.

Beispiel:
Ein Gast checkt per Smartphone in der Lobby aus. Die Zahlung wird verbucht, die Rechnung per E-Mail versendet und der Zimmerstatus für Housekeeping automatisch aktualisiert.

Relevantes Feedback gezielt erfassen

Kurze Umfragen und Feedbackformulare im Gästeportal ermöglichen es, Bewertungen oder Kommentare direkt nach dem Aufenthalt einzuholen. Rückmeldungen werden dem Gästeprofil zugeordnet und stehen für Nachverfolgung oder Personalisierung zur Verfügung.

Beispiel:
Nach der Abreise bewertet ein Gast den Aufenthalt mit fünf von fünf Punkten und hinterlässt einen kurzen Kommentar. Die Rückmeldung wird im Profil gespeichert und kann beim nächsten Kontakt berücksichtigt werden.

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