Online Check-in, digitale Schlüssel und Kiosk

Anreiseprozesse digital steuern und reibungslos gestalten

Gäste erhalten automatisch eine Einladung zum Online Check-in und erledigen alle erforderlichen Angaben vor der Anreise. Vor Ort kann sich die Rezeption auf den Empfang konzentrieren, statt auf Formulare. Gäste holen ihren Schlüssel ab, nutzen den Kiosk oder öffnen die Tür digital, sofern dies unterstützt wird. Das Ergebnis sind entspannte Anreisen für Gäste und weniger administrativer Aufwand für Ihr Team.

Was Sie mit Clock konkret umsetzen können

Einladungen vor der Anreise automatisieren

Einladungen vor der Anreise automatisieren

Versenden Sie markenkonforme Einladungen zum richtigen Zeitpunkt, die direkt zum Online Check-in führen. So erhöhen Sie die Abschlussquote und schaffen klare Erwartungen für die Anreise.

Beispiel:
Eine E-Mail zwei Tage vor Anreise sorgt dafür, dass der Großteil der Gäste bereits eingecheckt ist, bevor sie im Hotel ankommen. Stoßzeiten an der Rezeption werden dadurch deutlich entlastet.
Überall und jederzeit einchecken lassen

Überall und jederzeit einchecken lassen

Gäste erfassen ihre Daten, laden Ausweise hoch und unterschreiben Meldescheine auf einer sicheren, gebrandeten Seite. Alle Informationen stehen sofort in Clock bereit und sind regelkonform verarbeitet.

Beispiel:
Die Rezeption sieht den Status live, die wichtigsten Daten sind erfasst, und der Gast kann bei Anreise direkt ins Zimmer.
Zahlungen vorab erfassen

Zahlungen vorab erfassen

Erfassen Sie Anzahlungen oder vollständige Zahlungen direkt während des Online Check-ins über integrierte, PCI-konforme Zahlungsprozesse. Kartentokens werden sicher hinterlegt und stehen für weitere Belastungen bereit.

Beispiel:
Ein Gast begleicht seine offene Rechnung online. Das Folio ist ausgeglichen und der Check-in dauert vor Ort nur wenige Sekunden.
Meldescheine vorab ausfüllen lassen

Meldescheine vorab ausfüllen lassen

Gäste füllen Meldescheine bereits vor der Anreise aus und unterschreiben digital. Felder lassen sich an lokale Vorgaben oder betriebliche Anforderungen anpassen. Alles ist vorbereitet für einen schnellen und regelkonformen Check-in.

Beispiel:
Gäste unterschreiben ihre digitalen Meldescheine im Voraus. Die Rezeption prüft die Angaben und heißt sie willkommen.

Ausweise scannen und Daten sicher übernehmen

Gäste scannen oder laden Ausweise hoch, um ihre Daten automatisch zu übernehmen. Verschlüsselte Kopien bieten Schutz bei Streitfällen oder Schäden und werden nach der definierten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht. Die Speicherung kann bei Bedarf deaktiviert werden.

Beispiel:
Ein Gast scannt den Ausweis in wenigen Sekunden. Die Daten werden übernommen, eine sichere Kopie wird temporär gespeichert.
Upgrades und individuelle Anpassungen anbieten

Upgrades und individuelle Anpassungen anbieten

Bieten Sie attributbasierte Zusatzoptionen wie höhere Etagen, Zimmer mit Ausblick oder mit Premium-Ausstattung sowie Upgrades auf höhere Kategorien an. Gäste wählen direkt und die Verfügbarkeiten werden in Echtzeit aktualisiert.

Beispiel:
Für 25 € pro Nacht ergänzt eine Familie einen Meerblick für ihren Jubiläumsaufenthalt. Die Buchung wird automatisch bestätigt.

Digitale Schlüssel sofort bereitstellen

Nach erfolgreicher Prüfung erhalten Gäste ihren digitalen Schlüssel, etwa als PIN, über das Gästeportal oder als Wallet-Pass für Apple oder Google. Der Zugang wird automatisch aktiviert, sobald das Zimmer bereit ist.

Beispiel:
Ein Gast umgeht die Rezeption und öffnet die Zimmertür per PIN oder Smartphone.
Anreisen vor Ort mit QR Hotel-Pass beschleunigen

Anreisen vor Ort mit QR Hotel-Pass beschleunigen

Nach abgeschlossenem Online Check-in erhalten Gäste einen Hotel Pass zur schnellen Identifikation am Kiosk.

Beispiel:
Gäste zeigen den Hotel Pass am Kiosk vor und schließen den Check-in in Sekunden ab.
Vollständigen Self-Service mit Kiosken ermöglichen (optional)

Vollständigen Self-Service mit Kiosken ermöglichen (optional)

Für stark frequentierte Lobbys oder kontaktlose Abläufe übernehmen Kioske den gesamten Prozess. Gäste scannen ihren QR-Code, zahlen und kodieren ihre Schlüsselkarte selbst.

Beispiel:
An einem stark frequentierten Freitag nutzen 40 Prozent der anreisenden Gäste den Kiosk. Keine Warteschlangen, keine Hektik.

Alles in einem System bündeln

Alle Schritte von Daten über Zahlungen und Upgrades bis hin zur Ausstellung der Schlüsselkarten laufen nativ in Clock. Ohne Synchronisationen, ohne Verzögerungen, mit Echtzeit-Transparenz für alle Teams.

Beispiel:
Sobald ein Gast den Check-in abschließt, sehen alle Abteilungen den aktualisierten Status sofort.

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