Hotelgruppen und -ketten

Ein zentrales System für unabhängige Hotelgruppen

Für unabhängige Hoteleigentümer und Verwaltungsgruppen mit mehreren individuellen Häusern und teilweise zentral organisierten Teams bündelt Clock alle relevanten Funktionen in einem System. Dazu gehört das zentrale Steuern von Reservierungen, gruppenweite Gäste- und Firmenprofile, Direktvertrieb, OTA und GDS Anbindungen (sofern angebunden), Portfolio-Reporting sowie Konfigurationen.

Geeignet für Gruppen mit mehreren bis zu einigen Dutzend Häusern, auch bei gemischten Konzepten, Größen und Betriebsmodellen.

Wir haben uns für Clock entschieden wegen der Flexibilität des Systems, der Integrationsfähigkeit in unsere gesamte IT-Landschaft und insbesondere wegen der Multi-Property-Verwaltung, die für uns ein entscheidender Vorteil ist. Marine Bossanne, Project Manager Operations and Quality, Elegancia
Marine Bossanne

Ihr Portfolio zentral steuern

Zugriffe innerhalb der Gruppe zentral verwalten

Mitarbeitende arbeiten mit einem einzigen Login in einem oder mehreren Hotels. Rollen und Berechtigungen werden pro Haus oder gruppenweit gesteuert.

Beispiel:
Eine regionale Hotelleitung wechselt zwischen allen Häusern der Gruppe. Eine Mitarbeitende an der Rezeption sieht ausschließlich das eigene Hotel.
Zugriffe innerhalb der Gruppe zentral verwalten

Gästeprofile auf Gruppenebene führen und Dubletten vermeiden

Gästeprofile werden hotelübergreifend genutzt – inklusive Aufenthaltsverlauf und relevanter Hinweise. Dubletten können abgeglichen und zusammengeführt werden. Intelligente KI-gesteuerte Matching-Funktionen* markieren mögliche Übereinstimmungen und zeigen relevante Informationen aus früheren Aufenthalten an.

Beispiel:
Ein Gast bucht in Hotel B mit einer anderen E-Mail-Adresse als zuvor in Hotel A. Clock gleicht die Profile ab, sodass der vollständige Aufenthaltsverlauf und hinterlegte Präferenzen gruppenweit sichtbar bleiben.

*In der Beta-Testphase

Gästeprofile auf Gruppenebene führen und Dubletten vermeiden

Firmen- und Agenturprofile über alle Hotels hinweg nutzen

Firmen-, Agentur- und Partnerprofile werden einmalig gruppenweit angelegt und nicht pro Hotel dupliziert.

Beispiel:
Ein Firmenkunde bucht in drei verschiedenen Häusern. Dasselbe Firmenprofil wird für Reservierungen und Auswertungen verwendet, während die Abrechnung und Rechnungsstellung weiterhin je Hotel erfolgen.
Firmen- und Agenturprofile über alle Hotels hinweg nutzen

Leistungen und Raten zentral verwalten

Zusatzleistungen gruppenweit standardisieren und lokale Besonderheiten berücksichtigen

Leistungsvorlagen können gruppenweit aufgesetzt und gepflegt werden. Preise je Hotel bleiben sichtbar, fehlende Positionen lassen sich erkennen und Änderungen zentral übernehmen oder kopieren. Gleichzeitig können einzelne Häuser lokale Leistungen ergänzen. Zentrale Ratenvorlagen sind geplant.*

Beispiel:
Frühstück und Parken folgen gruppenweit derselben Struktur. Ein Hotel bietet zusätzlich Zugang zum Spa und lokale Arrangements an, ohne dass dies Auswirkungen auf die anderen Hotels hat.

*Zentrale Ratenvorlagen sind geplant

Zusatzleistungen gruppenweit standardisieren und lokale Besonderheiten berücksichtigen

Reservierungen gruppenweit steuern

Reservierungen für alle Häuser zentral verwalten

Das zentrale Reservierungsteam prüft Live-Verfügbarkeiten und Raten, sieht wichtige Details wie Zimmerkategorien, Arrangements oder Richtlinien und bucht jedes Haus aus einer Ansicht heraus.

Beispiel:
Ein Gast fragt nach drei Nächten im Stadthotel. Dieses ist ausgebucht, daher wird im selben Gespräch ein vergleichbares Zimmer in einem anderen Haus der Gruppe reserviert.
Reservierungen für alle Häuser zentral verwalten

Direktbuchung auf Gruppen- oder Hotelebene anbieten

Wenn Hotels individuell vermarktet werden, nutzt jedes Haus eine eigene Buchungsstrecke. Alternativ können Gäste gruppenweit nach Standort, Datum oder Kriterien suchen und Verfügbarkeiten vergleichen. Beide Ansätze lassen sich kombinieren.

Beispiel:
Ein Gast vergleicht zwei Hotels der Gruppe und entscheidet sich für das beste Angebot. Ein anderer bucht direkt über die Website eines einzelnen Hotels.
Direktbuchung auf Gruppen- oder Hotelebene anbieten

Distribution zentral konfigurieren

Je nach Setup wird die Distribution direkt aus Clock gesteuert – über die direkte Booking.com-Anbindung, zusätzliche OTAs, einen Channel Manager oder eine CRS-Anbindung.

Beispiel:
Sie ändern eine Restriktion in einem Hotel. Verfügbarkeiten und Regeln bleiben über alle angebundenen Kanäle dieses Hauses hinweg synchron.
Distribution zentral konfigurieren

Tools für den operativen Alltag

Den täglichen Betrieb durchgängig in einem System abbilden

Buchungen, Rezeption, Abrechnung und Rechnungsstellung, Housekeeping sowie die Automatisierung von Kartenzahlungen laufen in einem verbundenen System.

Den täglichen Betrieb durchgängig in einem System abbilden

Module gezielt pro Hotel aktivieren

Zusätzliche Module werden nur dort aktiviert, wo sie benötigt werden – etwa POS für Gastronomie und Bar, Eventverkauf und -Verwaltung oder Aktivitätsbuchungen.

Gästefunktionen je Hotel individuell auswählen

Mailversand, Online-Check-in mit optionalem Kiosk und digitalen Schlüsseln sowie das Gästeportal lassen sich je Hotel aktivieren – abhängig vom jeweiligen Konzept.

Portfolio-Überblick und gruppenweite Auswertungen

Standardberichte gruppenweit konsistent nutzen

Clock stellt Standardberichte bereit, etwa zu Buchungen, Blöcken, Auslastung, Umsätzen, Leistungen, Rechnungen, offenen Posten, Segmentierung, Housekeeping und Kennzahlen. Diese können aus der Zentrale für ausgewählte Häuser oder für die gesamte Gruppe aufgerufen werden.

Beispiel:
Sie erstellen denselben monatlichen Umsatzbericht für mehrere Häuser sowie für die gesamte Gruppe auf Basis identischer Definitionen.

Reporting passend zur Gruppenstruktur gestalten

Wenn gruppenspezifische Auswertungen erforderlich sind, lassen sich Dashboards entsprechend Ihrer Struktur aufbauen – nach Region, Marke, Segment, Vertriebskanal oder weiteren Kriterien. Bei Bedarf können Clock-Daten mit externen Quellen wie Kosten- oder Marketingdaten kombiniert werden.

Beispiel:
Ein Gruppen-Dashboard kombiniert PMS-Umsätze mit Kostendaten, um die Marge je Hotel zu analysieren.
Reporting passend zur Gruppenstruktur gestalten

Für gemischte Portfolios geeignet

Clock lässt sich innerhalb einer Gruppe für unterschiedliche Betriebstypen einsetzen. Gemeinsame Zugriffe und Daten bleiben erhalten, ohne identische Prozesse für alle Häuser zu erzwingen.

Eventhotels • Boutiquehotels • Großhotels • Kleine Hotels • Hotelgruppen und -ketten • Resorts • Wellness- und Erlebnishotels • Hotels von Reiseveranstaltern • Hostels • Long-Stay und Aparthotels

Für unterschiedliche Teams geeignet

IT

Verfügbarkeitsgarantie von 99,99 Prozent. Offene API und Integrationen sowie zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung über alle Häuser hinweg. Hosting auf AWS mit Ausrichtung auf gängige Sicherheits- und Compliance-Anforderungen mit Ausrichtung auf PCI DSS und DSGVO-Konformität, abhängig von Setup und Umfang

Buchhaltung

Flexible Abrechnungsregeln, Rechnungsstellung und Zahlungsprozesse mit Anbindungsmöglichkeiten an Buchhaltungs- oder ERP-Systeme.

Operations

Gemeinsame Konfigurationen und wiederholbare Prozesse dort, wo sie gewünscht sind – ohne lokale Abläufe zu blockieren. Ein verbundenes Setup deckt Kernprozesse wie Rezeption, Abrechnung und Housekeeping ab sowie spezialisierte Bereiche wie POS, Events oder Aktivitätsbuchungen.

Revenue und Sales

Leistungsvorlagen auf Gruppenebene, geplante zentrale Ratenstrukturen*, Live-Verfügbarkeiten über alle Häuser hinweg sowie Tools für eine zentral geführte Reservierung, gruppenweite Profile und den Direktvertrieb.

*Zentrale Ratenstrukturen sind geplant.

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