Facilitez la vente et l'organisation d'événements

Trouvez la disponibilité de tout en un seul endroit

Consultez en direct la disponibilité de tous les éléments essentiels à l'organisation d'un événement (salles de réunion, restaurants, lieux, chambres d'hôtel, matériel de location) sur un seul écran. Pas besoin de changer d'onglet ou de jongler entre différents outils.

A coordinator plans a corporate retreat and, in minutes, books the meeting room, evening restaurant slot, guest rooms — all in one view.

Centralisez tous vos événements sur une vue unique

Chaque événement dispose d'un enregistrement indiquant les espaces, les réservations, les folios, les frais, les acomptes et les tâches à effectuer, le tout en temps réel et relié entre eux.

le commercial ouvre un dossier de mariage et voit les réservations de salles, les charges de restauration et les tâches en attente, le tout regroupé au même endroit.

Planifiez vos styles de mise en place en toute confiance

Choisissez parmi différentes configurations : en U, en classe, en théâtre ou en banquet. Clock affiche les capacités et sélectionne automatiquement la configuration la mieux adaptée.

un atelier de 60 personnes peut être organisé dans la salle A en configuration théâtre; demain, il passera à une configuration en U pour 40 personnes — les fiches de fonction sont mises à jour instantanément.

Gérer les lieux modulaires et partagés

Combinez ou divisez facilement les salles de réunions composites. Les espaces partagés, tels que les restaurants, permettent de suivre la capacité d'accueil et d'éviter les surréservations.

aujourd'hui, la salle de bal entière accueille un grand événement pour 300 personnes. Demain, elle est divisée en trois salles plus petites — Clock veille à ce qu'il n'y ait pas de conflit entre les deux réservations.

Commencez plus rapidement grâce aux modèles d'événements

Réutilisez des modèles prédéfinis pour les conférences, les mariages ou les dîners, y compris les mises en page, les menus et les tarifs.

en sélectionnant le « forfait participant à la conférence », vous ajoutez en quelques secondes la salle, la restauration, la location du matériel audiovisuel et les acomptes.

Suivez votre pipeline commercial

Passez de la vue liste à la vue visuelle pour afficher toutes les demandes, devis et événements confirmés. Chaque fiche transaction indique la valeur, la date et le stade.

le directeur commercial examine le pipeline, repère deux prospects d'entreprise à forte valeur ajoutée et effectue immédiatement l'attribution des suivis.

Répondez en un clin d’œil avec des documents à votre image

Envoyez rapidement des réponses personnalisées directement depuis Clock. Partagez des brochures, des informations sur les lieux ou des exemples de menus sans avoir à rechercher ou à joindre des fichiers.

une nouvelle demande arrive — l'équipe envoie en quelques secondes une brochure pré-établie et personnalisée avec les capacités des salles et les menus.

Créez et mettez à jour facilement vos propositions

Générez et mettez à jour des propositions ou des BEO personnalisés en quelques minutes à l'aide de modèles enregistrés. Les mises à jour s'appliquent en temps réel pour tous les services.

l'organisateur demande de modifier le calendrier — le nouveau BEO est prêt et partagé instantanément, sans retouche lorsque l'heure est mise à jour.

Obtenir des signatures numériques et des paiements anticipés

Permettez aux organisateurs de signer et de payer en ligne via l'Application de confirmation d'événement. Clock marque l'événement comme « Garanti » et enregistre automatiquement les paiements.

le client signe sur son mobile, paie instantanément et toutes les équipes sont informées — plus besoin de courir après les signatures ou les acomptes.

Restez en phase avec les fiches de fonction

Les fiches de fonction sont mises à jour en temps réel à chaque modification (menus, horaires ou configurations). Tous les services voient la même version.

l'équipe chargée des événements ajuste les horaires de la restauration, et la réception et le service en sont immédiatement informés, sans réimpression ni confusion.

Coordonner avec les tâches à accomplir et les plans d'action

Vous pouvez ajouter des tâches et des plans d'action à chaque événement, ainsi que quelques tâches automatisées déclenchées avant ou après l'événement. Elles permettent de synchroniser parfaitement la préparation et le suivi.

deux semaines avant l'événement, le système est configuré pour créer automatiquement une tâche rappelant à l'équipe chargée de l'événement de demander la liste définitive des participants au client.

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Gérez facilement les blocages des chambres

Créez des blocs avec suivi des réservations, dates de disponibilité et codes de réservation. Les clients réservent directement et les mises à jour sont instantanées.

un bloc de 100 chambres réservées pour une conférence libère les chambres inutilisées trois jours avant l'arrivée, sans qu'aucune modification manuelle ne soit nécessaire.

Facturer automatiquement les frais de transport

Restauration, lieu et extras : acheminement vers le bon dossier (organisateur, société ou client) à l'aide d'instructions manuelles ou automatiquement, en fonction de règles.

toutes les dépenses liées aux salles de réunion et aux pauses-café sont à la charge de l'organisateur. Les frais d'hébergement sont également facturés à l'organisateur, tandis que les taxes de séjour doivent être réglées directement par les clients.

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Facturez et réglez sans stress

Envoyez une seule facture ou fractionnez-la et transférez-la par type de service. Les dépôts, corrections et paiements se synchronisent automatiquement avec des journaux sécurisés pour l'audit.

après un événement de plusieurs jours, Clock émet la facture à l'organisateur, gère les ajustements et enregistre les paiements instantanément.

Pilotez votre performance, en toute clarté

Utilisez des tableaux de bord pour suivre les ventes, le taux d'occupation et l'utilisation de l'espace. Les rapports révèlent les types d'événements et les clients les plus rentables.

les données montrent que les mariages génèrent 30 % de dépenses supplémentaires par client par rapport aux événements d'entreprise — l'orientation marketing a été ajustée en conséquence.