Hôtels événementiels

Gérez l’ensemble de vos événements, de la première demande à la facturation finale.

Les hôtels événementiels indépendants organisent fréquemment des mariages, des réunions d'entreprise, des rassemblements de groupe et des réservations individuelles, avec des équipes réduites et des plannings chargés. Clock relie les réservations individuelles, les demandes d'informations sur les événements, les blocages de chambres, la planification d'événements, la restauration, les séjours des clients et la facturation en un seul système, pour que votre équipe reste coordonnée et qu'aucune information ne doive être suivie deux fois.

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Il était très important pour nous d'examiner la stabilité et la fiabilité du système. Et Clock est une société qui possède les connaissances et l'expertise nécessaires.
59831645260 Steff de Groot Propriétaire et directeur général, WICC Hotel & Congress Centre
205514061578
Média client mis en avant

Des hôtels indépendants du monde entier nous font confiance

Alamo Inn Elegancia Four Sisters Collection Golden Tulip Greenstar hotel Grifid 1 Hampshire 1 HappyCulture Mitland Popinns Prinsenhof Relais&Chateaux Gambino Hotels
4.7 / 5

Basé sur 483+ avis sur

Gestion des ventes et des demandes d'événements

Suivez toutes les demandes reliées aux événements dans un processus commercial clair.

Gérez les mariages, les événements d’entreprise et les réceptions privées au sein d’un pipeline visuel unique. En un seul regard, vous pourrez ainsi lire clairement l’état d’avancement, les prochaines étapes et la charge de travail.

Exemple :
Une demande reçue par téléphone est enregistrée en quelques clics et apparaît immédiatement dans le pipeline, aux côtés de l’ensemble des événements en cours.
Suivez toutes les demandes reliées aux événements dans un processus commercial clair.

Élaborez des propositions rapides et cohérentes.

Créez des propositions de vente et des contrats clairs à l'aide de modèles et soyez toujours informé des suivis à effectuer.

Exemple :
Vous élaborez une proposition de mariage à partir d’un modèle préenregistré intégrant menus, forfaits et estimations de coûts, puis vous l’adressez au client en quelques minutes, sans avoir à la recréer intégralement.
Élaborez des propositions rapides et cohérentes.

Conservez toutes les communications liées à la demande.

Tous les messages entrants et sortants, ainsi que les notes internes, restent liés à la demande pour conserver le contexte et l'historique complets. Envoyez des documents à l'image de votre marque, tels que des brochures, des détails sur les lieux ou des exemples de menus, directement depuis Clock.

Exemple :
les questions du menu, les mises à jour du calendrier et les commentaires internes sont visibles directement dans la demande d'informations sur l'événement.
Conservez toutes les communications liées à la demande.

Réservations de groupe, individuelles et en ligne

Gérez les blocages des chambres pour les événements grâce à un contrôle clair de la disponibilité

Créez des blocs de chambres pour les événements d'entreprise et les groupes avec des dates de libération, le suivi des réservations et la possibilité d'importer des rooming lists pour une attribution rapide et précise des chambres. Le tout avec une visibilité totale sur les disponibilités restantes.

Exemple :
vous bloquez 40 chambres pour un séminaire et assurez le suivi des arrivées. À l'envoi d'une rooming list mise à jour par l'organisateur, importez-la pour créer automatiquement les réservations à partir des chambres bloquées.
  • Gérez les blocages des chambres pour les événements grâce à un contrôle clair de la disponibilité (1)
  • Gérez les blocages des chambres pour les événements grâce à un contrôle clair de la disponibilité (2)

    Gérer simultanément les réservations individuelles et les réservations événementielles.

    Les séjours individuels s’appuient sur un inventaire en temps réel, garantissant une parfaite cohérence entre l’ensemble des canaux et des clients. Le système centralise tarifs et disponibilités, propose des grilles tarifaires flexibles pour les clients individuels et les entreprises, automatise les paiements anticipés et gère les demandes de réservation.

    Exemple :
    même si des chambres sont réservées pour un événement d'entreprise, les chambres restantes sont toujours vendues comme des réservations individuelles sans ajustements manuels.
    • Gérer simultanément les réservations individuelles et les réservations événementielles. (1)
    • Gérer simultanément les réservations individuelles et les réservations événementielles. (2)
    • Gérer simultanément les réservations individuelles et les réservations événementielles. (3)

      Synchronisez les réservations directes en ligne et celles effectuées via les agences de voyages en ligne (OTA) avec les événements.

      Les réservations en ligne directes via votre site web, Booking.com et d'autres canaux OTA respectent automatiquement les blocages des chambres pour les événements, ce qui évite les surréservations et les pertes de revenus.

      Exemple :
      les chambres libérées d'un bloc d'événements redeviennent disponibles et peuvent être immédiatement réservées en ligne ou via les agences de voyages en ligne (OTA) connectées.
      Synchronisez les réservations directes en ligne et celles effectuées via les agences de voyages en ligne (OTA) avec les événements.

      Planification d'événements et coordination sur place

      Coordonner les espaces d’événements, les installations et les ressources

      Gérez les espaces de conférence, les styles de mise en place, les capacités d'accueil et les équipements nécessaires en un seul endroit afin d'éviter les chevauchements et la confusion de dernière minute.

      Exemple :
      vous effectuez l'attribution d'une salle de conférence configurée en théâtre avec une capacité définie pour un séminaire et réservez l'équipement nécessaire (équipement audiovisuel, microphones et projecteur) pour l'événement.
      • Coordonner les espaces d’événements, les installations et les ressources (1)
      • Coordonner les espaces d’événements, les installations et les ressources (2)

        Visualisez tous vos événements dans une vue complète et unifiée.

        Chaque événement dispose d'un enregistrement indiquant les espaces, les réservations, les folios, les frais, les acomptes et les tâches à effectuer, le tout en temps réel et relié entre eux.

        Exemple :
        le coordinateur événementiel ouvre un dossier de mariage et voit les réservations de salles, les charges de restauration et les tâches en attente, le tout regroupé au même endroit.
        Visualisez tous vos événements dans une vue complète et unifiée.

        Veillez à ce que l'ensemble du programme de l'événement soit conforme aux fiches de fonction en direct.

        Les fiches de fonction en temps réel regroupent le plan opérationnel complet (horaires, menus, configurations, équipement et notes) et se mettent à jour automatiquement à chaque modification, garantissant ainsi que toutes les équipes travaillent à partir d’une version unique, toujours à jour.

        Exemple :
        un séminaire comprend des pauses café et un déjeuner avec des notes pour les repas végétariens ou végans. Lorsque le programme change, la mise à jour apparaît instantanément pour la cuisine, le service et la réception.
        Veillez à ce que l'ensemble du programme de l'événement soit conforme aux fiches de fonction en direct.

        Effectuer l’attribution de tâches et partager les détails des événements entre les équipes

        Les équipes commerciales, réception, Housekeeping, cuisine et service ont accès aux mêmes détails sur les événements, tâches à accomplir, et notes.

        Exemple :
        Les équipes commerciales disposent d’une vue complète sur les tâches, incluant les rappels de suivi et les étapes clés ; l’équipe événementielle reçoit les actions à mener pour la location de matériel tiers et la préparation de son propre équipement audiovisuel ; enfin, la réception bénéficie d’une visibilité sur les tâches spécifiques liées à des exigences particulières.
        • Effectuer l’attribution de tâches et partager les détails des événements entre les équipes (1)
        • Effectuer l’attribution de tâches et partager les détails des événements entre les équipes (2)

          Facturation et paiements liés aux événements

          Suivez tous les frais et paiements liés aux événements en un seul endroit

          Tous les services publiés, les paiements, les factures et le solde restant sont visibles ensemble, offrant une vision globale et centralisée de l'ensemble des opérations.

          Exemple :
          À tout moment, vous pouvez consulter, dans le dossier de l’événement, l’ensemble des frais engagés, les paiements effectués ainsi que le solde restant dû.
          Suivez tous les frais et paiements liés aux événements en un seul endroit

          Séparez clairement les coûts liés à l'événement de ceux liés au séjour individuel des clients.

          Tous les services liés à l'événement sont enregistrés dans le dossier de l'événement. Les frais des clients liés à l'événement peuvent être transférés ou acheminés (manuellement ou automatiquement) vers le dossier de l'événement, vers un dossier de société ou rester sur la réservation du client, selon la configuration de facturation convenue.

          Exemple :
          la location de chambre, le matériel et les pauses café pour un séminaire sont enregistrés dans le dossier de l'événement, tandis que les nuitées des participants restent sur leurs réservations d'hôtel individuelles.
          • Séparez clairement les coûts liés à l'événement de ceux liés au séjour individuel des clients. (1)
          • Séparez clairement les coûts liés à l'événement de ceux liés au séjour individuel des clients. (2)

            Accélérez la confirmation des événements grâce à la signature et au paiement en ligne.

            Permettez aux organisateurs de signer et de payer en ligne via l'Application de confirmation d'événement. Clock marque l'événement comme « Garanti » et enregistre automatiquement les paiements.

            Exemple :
            vous envoyez la proposition à l’organisateur, qui la signe et effectue le paiement en ligne. Le montant est automatiquement imputé au folio de l’événement et vient réduire le solde restant dû.
            Accélérez la confirmation des événements grâce à la signature et au paiement en ligne.

            Activités hôtelières clés et expérience client

            Gérez les opérations quotidiennes de l'hôtel dans un seul système

            Les réservations, les flux de travail de la réception, le service de Housekeeping, la facturation, les paiements et les rapports fonctionnent tous avec les mêmes données en temps réel pour toutes les équipes.

            Exemple :
            la réception et le service d’entretien disposent du même statut de chambre et des mêmes informations clients, sans double saisie ni transferts manuels.
            • Gérez les opérations quotidiennes de l'hôtel dans un seul système (1)
            • Gérez les opérations quotidiennes de l'hôtel dans un seul système (2)
            • Gérez les opérations quotidiennes de l'hôtel dans un seul système (3)
            • Gérez les opérations quotidiennes de l'hôtel dans un seul système (4)
            • Gérez les opérations quotidiennes de l'hôtel dans un seul système (5)

              Proposez une interaction digitale avec les clients et un libre-service

              La messagerie client, le check-in en ligne et le portail client réduisent le travail manuel tout en donnant aux clients plus de contrôle sur leur séjour.

              Exemple :
              les clients reçoivent les informations relatives à leur arrivée, effectuent leur check-in en ligne et gèrent leurs demandes de manière digitale avant et pendant leur séjour.
              • Proposez une interaction digitale avec les clients et un libre-service (1)
              • Proposez une interaction digitale avec les clients et un libre-service (2)
              • Proposez une interaction digitale avec les clients et un libre-service (3)
              • Proposez une interaction digitale avec les clients et un libre-service (4)
              • Proposez une interaction digitale avec les clients et un libre-service (5)
              • Proposez une interaction digitale avec les clients et un libre-service (6)

                Proposez des séjours et des prestations complémentaires via votre site web

                Les chambres, les prestations supplémentaires et les activités peuvent être proposés dans un processus de réservation unique via votre moteur de réservation, les tarifs et la disponibilité étant gérés de manière centralisée.

                Exemple :
                un client réserve un séjour et ajoute le petit-déjeuner ou le parking lors de la même réservation en ligne.
                • Proposez des séjours et des prestations complémentaires via votre site web (1)
                • Proposez des séjours et des prestations complémentaires via votre site web (2)
                • Proposez des séjours et des prestations complémentaires via votre site web (3)
                  Around the world

                  Reservations, rooms, guests, payments, housekeeping, messages — there’s a lot to keep straight. Clock gives hotels one clear place to stay on top of it all.

                  Bulgarie France États-Unis Pays-Bas Allemagne Belgique Royaume-Uni Mexique Espagne Suisse Slovénie Afrique du Sud Curaçao Thaïlande Norvège Suède Tanzanie Grèce Roumanie Philippines Finlande Arménie Italie Costa Rica Bolivie Autriche Maroc République dominicaine Canada Albanie Myanmar Qatar Pérou Macédoine du Nord Luxembourg Kazakhstan Irlande Belize Bonaire, Saint-Eustache et Saba Australie Zimbabwe Viêt Nam Îles Vierges des États-Unis Îles Vierges britanniques Ouzbékistan Slovaquie Porto Rico Saint-Martin Cambodge Jamaïque Islande Indonésie Honduras Fidji Danemark Chili Barbade
                  Canada Albanie Myanmar Qatar Pérou Macédoine du Nord Luxembourg Kazakhstan Irlande Belize Bonaire, Saint-Eustache et Saba Australie Zimbabwe Viêt Nam Îles Vierges des États-Unis Îles Vierges britanniques Ouzbékistan Slovaquie Porto Rico Saint-Martin Cambodge Jamaïque Islande Indonésie Honduras Fidji Danemark Chili Barbade Bulgarie France États-Unis Pays-Bas Allemagne Belgique Royaume-Uni Mexique Espagne Suisse Slovénie Afrique du Sud Curaçao Thaïlande Norvège Suède Tanzanie Grèce Roumanie Philippines Finlande Arménie Italie Costa Rica Bolivie Autriche Maroc République dominicaine
                  In their words

                  How do customers feel after switching to Clock?

                  We asked our customers: What changed for the better since you switched to Clock? Here’s some of what they said…

                  Utilisez les boutons précédent et suivant ou les flèches gauche et droite pour parcourir les avis.

                  Position du slider

                  1. Nous avons choisi Clock pour la flexibilité de cet outil, sa capacité à s'intégrer à l'ensemble de notre écosystème informatique, mais aussi pour sa gestion multi-propriétés, qui est vraiment un atout majeur pour nous.
                    196249321289 Marine Bossanne Chef de projet Opérations et Qualité chez Elegancia
                  2. La particularité de Clock est qu'il rassemble tout dans un seul système. Ce que nous devions auparavant accomplir à l'aide de plusieurs outils, nous pouvons désormais le faire avec une seule et même solution.
                    77220320678 Ruggero Carpino Responsable du service clientèle et de la formation à l'hôtel Algilà Ortigia Charme, Syracuse
                  3. Il était très important pour nous d'examiner la stabilité et la fiabilité du système. Et Clock est une société qui possède les connaissances et l'expertise nécessaires.
                    59831645260 Steff de Groot Propriétaire et directeur général, WICC Hotel & Congress Centre
                  4. Des processus plus rapides, une prise en main accélérée, davantage de temps pour les équipes afin de se concentrer sur les clients, et des tâches autrefois manuelles désormais automatisées.
                    206093742507 Carsten Werblow Directeur des opérations du groupe Gambino
                  5. Une meilleure gestion des prix, une API système complète et une société dynamique qui développe continuellement le logiciel.
                    59906803880 Marco Coppola Propriétaire et directeur de la navigation, The YellowSquare
                  6. En automatisant les processus routiniers grâce à Clock, nous avons pu restructurer complètement la manière dont notre personnel utilise son temps. Désormais, les efforts sont concentrés sur des activités plus significatives et plus rentables.
                    205118559352 Lyubomir Stamboliyski Directeur commercial de St. Constantine & Helena Holding
                  7. Les technologies progressent, et il est normal de transférer nos données vers le cloud. J'étais fermement convaincu que c'était la bonne voie à suivre, et je pense que nous avons pris la bonne décision.
                    205562901639 Elena Ivanova Fondatrice et propriétaire, Hi Hotels Group

                  Vous pensez que Clock pourrait convenir à votre hôtel ?

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                  Demander une démo See pricing
                  “Facile à utiliser” “Rapide, intuitif et fiable” “Fait gagner beaucoup de temps” “Les nouveaux employés le prennent vite en main” “Accessible depuis n’importe quel appareil” “Moins de travail manuel” “Moins d’erreurs de réservation” “Une assistance réactive et utile”