Eventhotels

Ihr Eventhotel strukturiert führen – von der ersten Anfrage bis zur Schlussrechnung

Unabhängige Eventhotels organisieren Hochzeiten, Tagungen, Firmenveranstaltungen, gesellschaftliche Events und individuelle Aufenthalte – häufig mit kleinen Teams und eng getakteten Kalendern. Clock verbindet individuelle Buchungen, Eventanfragen, Zimmerkontingente, Veranstaltungsplanung, F&B, Gästeaufenthalte und Abrechnung in einem zentralen System, sodass Informationen nicht doppelt gepflegt und Abläufe nicht mehrfach nachverfolgt werden müssen.

Für uns war entscheidend, wie stabil und zukunftssicher das System ist. Und Clock verfügt über das notwendige Wissen und die Erfahrung.
59831645260 Steff de Groot Eigentümer & General Manager, WICC Hotel & Congress Centre
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Hervorgehobene Kundenmedien

Unabhängige Hotels weltweit vertrauen uns

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4.7 / 5

Basierend auf 483+ Bewertungen auf

Event-Sales und Anfrageverwaltung

Alle Eventanfragen in einer klaren Sales-Pipeline überblicken

Verwalten Sie Hochzeiten, Firmenveranstaltungen und gesellschaftliche Events in einer zentralen visuellen Pipeline mit Status, nächsten Schritten und aktueller Auslastung auf einen Blick.

Beispiel:
Eine telefonische Anfrage wird in wenigen Klicks erfasst und erscheint sofort neben allen aktiven Veranstaltungen.
Alle Eventanfragen in einer klaren Sales-Pipeline überblicken

Angebote schnell und strukturiert erstellen

Erstellen Sie Angebote und Vereinbarungen auf Basis von Vorlagen. So bleiben Inhalte konsistent und Follow-ups jederzeit nachvollziehbar.

Beispiel:
Sie erstellen ein Hochzeitsangebot mit gespeicherten Menüs, Arrangements und Kostenkalkulationen und versenden es innerhalb weniger Minuten.
Angebote schnell und strukturiert erstellen

Kommunikation vollständig mit der Anfrage verknüpfen

Alle ein- und ausgehenden Nachrichten sowie interne Notizen bleiben mit der Eventanfrage verbunden. Dokumente wie Broschüren, Raumpläne oder Menüvorschläge versenden Sie direkt aus Clock.

Beispiel:
Menüfragen, Ablaufänderungen und interne Kommentare bleiben direkt im Eventdatensatz sichtbar und für alle beteiligten Abteilungen nachvollziehbar.
Kommunikation vollständig mit der Anfrage verknüpfen

Gruppen-, Einzel- und Onlinebuchungen

Zimmerkontingente mit klarer Verfügbarkeitskontrolle verwalten

Erstellen Sie Zimmerblöcke für Firmenveranstaltungen und Gruppen mit Release-Daten und Pickup-Tracking. Zimmerlisten lassen sich formatunabhängig importieren und automatisch in Reservierungen umwandeln.

Beispiel:
Für ein Seminar werden 40 Zimmer blockiert und der Pickup laufend verfolgt. Sobald eine aktualisierte Zimmerliste eingeht, wird sie importiert und die Reservierungen werden automatisch aus dem bestehenden Kontingent erstellt.
  • Zimmerkontingente mit klarer Verfügbarkeitskontrolle verwalten (1)
  • Zimmerkontingente mit klarer Verfügbarkeitskontrolle verwalten (2)

    Einzelbuchungen parallel zu Events steuern

    Individuelle Aufenthalte greifen auf die Live-Verfügbarkeit zu. Zentrale Raten und Verfügbarkeiten, flexible Raten für Gäste- und Firmenbuchungen, automatisierte Abrechnungsregeln und integrierte Buchungsanfragen sorgen dafür, dass Firmen- und Einzelbuchungen sauber nebeneinander laufen.

    Beispiel:
    Während Zimmer für eine Tagung reserviert sind, wird die restliche Verfügbarkeit weiterhin regulär verkauft – ohne manuelle Anpassungen.
    • Einzelbuchungen parallel zu Events steuern (1)
    • Einzelbuchungen parallel zu Events steuern (2)
    • Einzelbuchungen parallel zu Events steuern (3)

      Direktbuchungen und OTAs mit Eventkontingenten synchronisieren

      Direktbuchungen über Ihre Website sowie über Booking.com und weitere OTAs berücksichtigen automatisch bestehende Eventkontingente. Überbuchungen werden vermieden.

      Beispiel:
      Freigegebene Zimmer aus einem Eventkontingent stehen sofort wieder online zur Verfügung.
      Direktbuchungen und OTAs mit Eventkontingenten synchronisieren

      Eventplanung und operative Abstimmung

      Veranstaltungsräume, Setups und Ressourcen koordinieren

      Verwalten Sie Tagungsräume, Bestuhlungsarten, Kapazitäten und benötigte Ausstattung zentral, um Überschneidungen zu vermeiden.

      Beispiel:
      Ein Seminar wird im Theater-Setup geplant, inklusive Technik, Mikrofonen und Projektor. Die benötigten Ressourcen werden direkt im selben Eventdatensatz reserviert.
      • Veranstaltungsräume, Setups und Ressourcen koordinieren (1)
      • Veranstaltungsräume, Setups und Ressourcen koordinieren (2)

        Jedes Event in einer zentralen Gesamtansicht steuern

        Jede Veranstaltung besitzt einen zentralen Datensatz mit Räumen, Buchungen, Folios, Anzahlungen, Leistungen und Aufgaben.

        Beispiel:
        Beim Öffnen einer Hochzeitsveranstaltung sehen Sie Zimmer-Pickups, Catering-Umsätze und offene Aufgaben in einer Ansicht.
        Jedes Event in einer zentralen Gesamtansicht steuern

        Veranstaltungsprogramme mit aktuellen Function Sheets abstimmen

        Live-Function-Sheets enthalten Ablauf, Menüs, Setups und sonstige wichtige Hinweise. Änderungen werden automatisch aktualisiert, sodass alle Teams mit derselben Version arbeiten.

        Beispiel:
        Ein Seminar umfasst Kaffeepausen und ein Mittagessen mit Hinweisen zu vegetarischen oder veganen Optionen. Ändert sich der Ablauf, erscheint die Aktualisierung sofort bei Küche, Service und Rezeption.
        Veranstaltungsprogramme mit aktuellen Function Sheets abstimmen

        Aufgaben teamübergreifend steuern

        Sales, Rezeption, Housekeeping, Küche und Service greifen auf dieselben Eventdaten und Aufgaben zu.

        Beispiel:
        Das Verkaufsteam sieht anstehende Follow-ups, das Eventteam organisiert externe Technik und bereitet eigene Ausstattung vor, und die Rezeption erkennt besondere Anforderungen einzelner Teilnehmender.
        • Aufgaben teamübergreifend steuern (1)
        • Aufgaben teamübergreifend steuern (2)

          Eventabrechnung und Zahlungen

          Alle Eventumsätze und Zahlungen zentral verfolgen

          Alle Leistungen, Rechnungen, Zahlungen und offenen Beträge sind in einer zentralen Ansicht gebündelt und jederzeit nachvollziehbar.

          Beispiel:
          Sie sehen jederzeit die Gesamtkosten des Events sowie den aktuellen offenen Saldo.
          Alle Eventumsätze und Zahlungen zentral verfolgen

          Eventkosten und individuelle Aufenthalte klar trennen

          Eventbezogene Leistungen werden dem Eventfolio zugeordnet. Gästeleistungen können je nach Vereinbarung übertragen (manuell oder automatisch*) oder separat abgerechnet werden.

          Beispiel:
          Raummiete und Kaffeepausen laufen über das Eventfolio, während Übernachtungen auf den individuellen Reservierungen verbleiben.

          *Voreingestellte automatische Routingregeln werden demnächst verfügbar sein.

          • Eventkosten und individuelle Aufenthalte klar trennen (1)
          • Eventkosten und individuelle Aufenthalte klar trennen (2)

            Events schneller bestätigen mit Online-Signatur und Zahlung

            Veranstalter unterschreiben und zahlen online über die Event-Bestätigungsapp. Das Event wird automatisch als garantiert markiert.

            Beispiel:
            Die organisierende Person unterschreibt das Angebot digital und leistet die Anzahlung online. Der Betrag wird automatisch im Eventfolio verbucht und reduziert den offenen Saldo.
            Events schneller bestätigen mit Online-Signatur und Zahlung

            Hotelbetrieb und Gästeerlebnis

            Digitale Gästeinteraktion ermöglichen

            Gästemails, Online-Check-in und Gästeportal reduzieren manuellen Aufwand und geben Gästen mehr Kontrolle.

            Beispiel:
            Gäste erhalten Anreiseinformationen, checken online ein und verwalten ihre Wünsche digital.
            • Digitale Gästeinteraktion ermöglichen (1)
            • Digitale Gästeinteraktion ermöglichen (2)
            • Digitale Gästeinteraktion ermöglichen (3)
            • Digitale Gästeinteraktion ermöglichen (4)
            • Digitale Gästeinteraktion ermöglichen (5)
            • Digitale Gästeinteraktion ermöglichen (6)

              Aufenthalte und Zusatzleistungen gemeinsam verkaufen

              Zimmer, Zusatzleistungen und Aktivitäten lassen sich in einem durchgängigen Buchungsprozess über die Website anbieten. Preise und Verfügbarkeit werden zentral verwaltet.

              Beispiel:
              Ein Gast bucht online und ergänzt Frühstück oder Parkplatz direkt im selben Vorgang.
              • Aufenthalte und Zusatzleistungen gemeinsam verkaufen (1)
              • Aufenthalte und Zusatzleistungen gemeinsam verkaufen (2)
              • Aufenthalte und Zusatzleistungen gemeinsam verkaufen (3)
                Around the world

                Reservations, rooms, guests, payments, housekeeping, messages — there’s a lot to keep straight. Clock gives hotels one clear place to stay on top of it all.

                In their words

                How do customers feel after switching to Clock?

                We asked our customers: What changed for the better since you switched to Clock? Here’s some of what they said…

                Verwenden Sie die vorherigen und nächsten Schaltflächen oder die Pfeiltasten links und rechts, um durch die Bewertungen zu navigieren.

                Slider-Position

                1. Wir haben uns für Clock wegen der Flexibilität des Tools entschieden, wegen der Möglichkeit, es in unser gesamtes IT-Ökosystem zu integrieren, und auch wegen der Multi-Property-Verwaltung, die für uns wirklich die Stärke des Systems ist.
                  196249321289 Marine Bossanne Project Manager Operations und Qualität bei Elegancia
                2. Die Stärke von Clock liegt darin, dass alles in einem System zusammengeführt wird. Was wir früher mit mehreren Tools lösen mussten, erledigen wir heute mit einer einzigen Lösung.
                  77220320678 Ruggero Carpino Head of Customer Service & Training, Algilà Ortigia Charme Hotel, Syrakus
                3. Für uns war entscheidend, wie stabil und zukunftssicher das System ist. Und Clock verfügt über das notwendige Wissen und die Erfahrung.
                  59831645260 Steff de Groot Eigentümer & General Manager, WICC Hotel & Congress Centre
                4. Schnellere Prozesse, schnellere Einarbeitung, mehr Zeit für das Team, um sich auf die Gäste zu konzentrieren, und Aufgaben, die früher manuell erledigt wurden, laufen heute automatisch.
                  206093742507 Carsten Werblow Head of Operations, Gambino Group
                5. Mit Clock haben wir eine bessere Preissteuerung, eine umfassende System-API und ein dynamisches Unternehmen an unserer Seite, das die Software kontinuierlich weiterentwickelt.
                  59906803880 Marco Coppola Owner & Chief Navigator Officer, The YellowSquare
                6. Durch die Automatisierung von Routineprozessen mit Clock konnten wir vollständig neu strukturieren, wie unser Team seine Zeit einsetzt. Heute konzentrieren sich unsere Mitarbeitenden auf sinnvollere und profitablere Aufgaben.
                  205118559352 Lyubomir Stamboliyski Commercial Director St. Constantine & Helena Holding
                7. Technologien entwickeln sich ständig weiter, und für uns war es nur konsequent, unsere Daten in die Cloud zu verlagern. Ich war von Anfang an überzeugt, dass das der richtige Schritt ist. Heute kann ich sagen: Es war die richtige Entscheidung.
                  205562901639 Elena Ivanova Founder & Owner, Hi Hotels Group

                Denken Sie Clöck könnte zu Ihrem Hotel passen?

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                “Einfach zu bedienen” “Schnell, intuitiv und zuverlässig” “Spart viel Zeit” “Neue Mitarbeitende lernen es schnell” “Von jedem Gerät aus zugänglich” “Weniger manuelle Arbeit” “Weniger Fehler bei Buchungen” “Schneller und hilfreicher Support”